Apa itu LPJ? Contoh, Format, dan Cara Membuatnya

LPJ atau Lembar Pertanggungjawaban adalah dokumen penting yang diperlukan dalam pelaksanaan project. Dokumen ini menjadi bukti bahwa project tersebut telah berjalan sesuai prosedur yang berlaku. 

Perusahaan membutuhkan LPJ sebagai bahan evaluasi atas setiap project dan inisiatif yang diselenggarakan. Tanpa LPJ, suatu project atau kegiatan bisa diragukan validasi dan kebenarannya. 

Mengingat LPJ dokumen penting, penting untuk kamu mengetahui bagaimana cara membuatnya. Yuk, simak apa itu LJP, format, hingga berbagai contoh LPJ kegiatan dalam artikel ini.

• Apa Itu LPJ?
• Tujuan LPJ Adalah
• Format LPJ
• Kumpulan Contoh Laporan Pertanggungjawaban
• Cara Membuat Laporan Pertanggungjawaban
• Kesimpulan
• Pertanyaan Septuar LPJ

⁠Apa Itu LPJ? 

LPJ singkatan dari laporan pertanggungjawaban. Sesuai namanya, LJP adalah dokumen tertulis yang menjabarkan pelaksanaan suatu kegiatan secara keseluruhan. Jadi, LPJ memang biasanya baru akan dibuat di akhir pelaksanaan project atau kegiatan. 

Pada dasarnya, LPJ menjadi bentuk tanggung jawab suatu unit perusahaan kepada unit lainnya. Namun, fungsinya telah mengalami perkembangan seiring berjalannya waktu. Alhasil, kini LPJ sering kali dibuat sebagai bukti penyelenggaraan project oleh perusahaan.  

Umumnya, penyusunan LPJ kegiatan membutuhkan waktu sekitar 14-40 hari kerja. Idealnya, di dalam LPJ harus memuat detail pelaksanaan kegiatan yang dilakukan. Hal ini meliputi tujuan project, pihak yang terlibat, hingga strategi yang telah diterapkan. 

Dalam LPJ juga tertuang hal-hal seputar laporan keuangan. termasuk faktor pengukuran tingkat efisiensi, pencapaian, dan kepatuhan perusahaan terhadap anggaran. 

Itulah kenapa terkadang beberapa perusahaan menyebutnya sebagai LPJ keuangan atau LPJ bendahara. 

⁠Tujuan LPJ Adalah 

Tujuan utama pembuatan laporan pertanggungjawaban adalah menjadi bukti bahwa suatu project telah dilaksanakan. Lebih dari itu, LPJ juga memiliki tujuan lainnya yang bermanfaat untuk perusahaan, yaitu:

• Menjabarkan detail keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan, mulai dari tahap persiapan, ketika project berlangsung, sampai setelah project selesai.
• Menjelaskan masalah atau tantangan yang dihadapi oleh seluruh pihak terkait selama project berlangsung.
• Menjadi bahan evaluasi dan pembelajaran untuk project selanjutnya.
• Mengukur dan menilai kemampuan tim pelaksana project dalam mempertanggungjawabkan hasil kinerja selama project. 

⁠Format LPJ 

Pembuatan LPJ harus mengikuti ketentuan yang berlaku. Nantinya, LPJ dibutuhkan untuk menunjukkan kredibilitas project kepada publik dan stakeholder. 

Biasanya, setiap perusahaan memiliki format LPJ sesuai standar masing-masing. Namun, secara umum format laporan pertanggungjawaban kegiatan terdiri dari komponen berikut ini: 

Halaman Sampul 

Format LPJ selalu diawali dengan halaman sampul atau cover. Hal ini berlaku untuk jenis LPJ apa pun, baik itu laporan pertanggungjawaban kegiatan maupun laporan pertanggungjawaban keuangan. 

Pada halaman sampul, kamu perlu mencantumkan nama project dan periode pelaksanaannya. Kamu juga bisa menuliskan nama tim yang bertanggung jawab atas project tersebut. 

Umumnya, halaman sampul LPJ dilengkapi dengan desain tertentu. Rincian desainnya tentu fleksibel, ya! Tapi, biasanya disesuaikan dengan tema project. 

Kata Pengantar 

Setelah membuka halaman sampul, masukkan halaman kata pengantar. Dalam halaman kata pengantar, kamu bisa memberikan gambaran mengenai isi LPJ secara keseluruhan. Selain itu, kamu juga bisa menambahkan rangkuman project yang telah dilaksanakan. 

Biasanya, kata pengantar ditulis oleh ketua panitia project. Kata pengantar LPJ juga bisa dibuat oleh pihak memang memiliki peran yang paling besar dalam project tersebut. 

Ringkasan Kegiatan 

Dalam berbagai contoh laporan pertanggungjawaban LPJ, kamu pasti akan menemukan ringkasan kegiatan. Bagian ini memberikan penjelasan ringkas seputar kegiatan atau project yang telah dilaksanakan. 

Umumnya, ringkasan kegiatan dalam LPJ mencakup sejumlah poin, antara lain:

• Nama kegiatan dan deskripsinya
• Tujuan project
• Waktu pelaksanaan kegiatan
• Peserta yang mengikuti project tersebut 

Rincian Dana 

LPJ kegiatan umumnya juga dilengkapi dengan rincian penggunaan dana. Hal ini mencakup susunan anggaran serta alokasi penggunaan secara real.  

Dari halaman rincian dana, dapat diketahui kesesuaian penggunaan dana selama pelaksanaan project dengan rencana anggaran. Jadi, perusahaan juga bisa mengetahui apakah project tersebut mendatangkan keuntungan atau malah kerugian. 

Mengingat semua kegiatan memerlukan dana, maka poin rincian dana wajib ada dalam jenis LPJ apapun. 

Laporan Kegiatan 

Seperti yang telah disebutkan, LPJ singkatan dari laporan pertanggungjawaban. Dokumen itu berfungsi menjelaskan keseluruhan proses suatu project. Maka dari itu, contoh LPJ pasti selalu memiliki laporan kegiatan selesai. 

Bagian ini diawali dengan rencana pelaksanaan kegiatan yang terbagi ke dalam tiga sub-bab, yakni:

• Rencana mekanisme project
• Daftar susunan panitia
• Rencana anggaran biaya 

Setelah melengkapi tiga bagian di atas, kamu bisa mulai menulis proses jalannya project, mulai dari tujuan dan manfaat, kronologi sejak awal hingga akhir, hingga hambatan atau tantangan yang dihadapi selama project berlangsung. 

Dampak dan Hasil 

Selanjutnya, tulis dampak dan hasil yang muncul dari pelaksanaan project. Jelaskan secara jujur, termasuk hal-hal yang membantu kelancaran project maupun faktor-faktor yang menghambat. 

Biasanya, bagian ini juga akan menjabarkan kesimpulan umum, apakah kegiatan termasuk sukses atau sebaliknya. 

Evaluasi Kegiatan 

Hal yang tak kalah penting dari LPJ adalah menjabarkan evaluasi dan hasil pelaksanaan kegiatan. 

Dengan adanya bagian ini, pihak manajemen dan stakeholder dapat melakukan asesmen. Dengan kata lain, mereka dapat menilai apakah project tersebut berjalan sesuai tujuan atau belum. Kemudian, memperbaiki hasil pelaksanaan untuk project lain di masa mendatang. 

Dokumentasi 

Dokumentasi memang tidak selalu ada, terutama pada LPJ organisasi dan laporan pertanggungjawaban keuangan. Namun, jika memungkinkan, sebaiknya lampirkan dokumentasi sebelum bagian penutup LPJ. 

Adanya dokumentasi dapat memperkuat bukti hasil pelaksanaan project yang telah kamu tulis. Dokumentasi ini bisa berupa foto acara, publikasi media, bukti belanja, dan surat penting lainnya. 

Rekomendasi 

Setiap project pasti melahirkan dampak, hasil, dan evaluasi project. Nah, berdasarkan hal tersebut, tuliskan pula rekomendasi dalam laporan pertanggungjawaban. 

Bagian ini berisi rekomendasi tindakan atau upaya yang bisa kamu terapkan jika project serupa kembali diadakan di masa mendatang. Dengan begitu, project selanjutnya dapat berjalan dengan lebih lancar dan optimal. 

Tanda Tangan 

Sebagai penutup LPJ, jangan lupa membubuhkan tanda tangan pada laporan pertanggungjawaban kegiatan. Pihak yang menandatangani bisa ketua project dan penanggung jawab. 

Dengan demikian, dokumen LPJ akan terlihat lebih valid dan kredibel sebagai bukti sah pelaksanaan kegiatan. Bagian ini juga menjadi bukti bahwa pihak yang menandatangani, mengetahui dan setuju dengan isi LPJ.  

 

Kumpulan Contoh Laporan Pertanggungjawaban  

Agar lebih memahami bagaimana cara membuat LPJ, mari simak contoh dokumen tersebut. Berikut ini adalah contoh laporan pertanggungjawaban keuangan, kegiatan sekolah, dan sebagainya:

Contoh LPJ Laporan Keuangan 

⁠Contoh LPJ Organisasi 

⁠Contoh Laporan Pertanggungjawaban Sederhana 

⁠Contoh LPJ Kegiatan Mahasiswa 

 

Contoh LPJ Kegiatan Sekolah 

⁠Cara Membuat Laporan Pertanggungjawaban 

Setelah melihat berbagai contoh di atas, kini kamu tahu bahwa jenis LPJ sebetulnya cukup beragam. 

Meski begitu, proses pembuatan LPJ tidak jauh berbeda dari satu sama lain. Umumnya, proses tersebut melibatkan beberapa tahap utama berikut ini: 

1. Tentukan tujuan dan sasaran LPJ 

Cara membuat LPJ selalu diawali dengan penentuan tujuan kegiatan. Kamu harus memikirkan terlebih dahulu output dari pembuatan LPJ?  

Sebagai contoh, laporan pertanggungjawaban bisa digunakan untuk mengidentifikasi tantangan pelaksanaan project. Kemudian, bisa juga sebagai benchmark untuk diterapkan pada project selanjutnya. Dengan adanya tujuan, penyusunan LPJ bisa lebih terarah. 

Kamu juga perlu menentukan sasaran LPJ atau kepada siapa dokumen ini akan ditujukan. Misalnya untuk manajemen perusahaan, stakeholders, atau publik? 

Adanya sasaran yang jelas dapat membantu kamu menyesuaikan gaya bahasa saat menulis LPJ. Jadi, nantinya sasaran tersebut bisa memahami isi LPJ dengan mudah. 

2. Kumpulkan data dan informasi yang diperlukan 

Penulisan LPJ membutuhkan banyak informasi.  Jadi, kumpulkan semua data tentang pelaksanaan kegiatan secara detail, ya! Baik data internal hingga data eksternal seperti artikel liputan media. 

Sebaiknya, pastikan data yang kamu butuhkan sudah lengkap sebelum mulai menulis LPJ. Dengan begitu, proses penyusunan tidak akan terganggu akibat kurangnya data atau informasi. 

3. Buatlah kerangka laporan 

Cara membuat laporan pertanggung jawaban bisa lebih mudah dilakukan dengan adanya kerangka laporan. Buatlah dulu kerangka atau outline dari laporan tersebut. Agar lebih terstruktur, kamu bisa membuat dalam bentuk mind mapping. 

Setelah itu, ikuti format LPJ yang telah disebutkan di atas, mulai dari kata pengantar, ringkasan kegiatan, laporan penggunaan dana, dan sebagainya. 

Lalu, lengkapi tiap poin kerangka dengan deskripsi singkat berisi hal yang ingin kamu sampaikan. Tak ada salahnya untuk meminta anggota tim lainnya untuk melengkapi tiap poin tersebut.  

4. Isi laporan sesuai dengan kerangka yang telah dibuat 

Berdasarkan kerangka yang telah dibuat, kamu bisa mengisinya dengan rincian yang sesuai. Cek kembali data dan informasi yang sudah dikumpulkan. Pastikan konten LPJ selalu sesuai dengan data tersebut. 

Penting juga untuk diingat bahwa kamu tidak harus membuat LPJ sendirian, ya. Pasalnya, ada banyak bagian yang harus dilengkapi. Kamu bisa berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait.  

Misalnya untuk penyusunan laporan penggunaan dana, kamu bisa berkoordinasi dengan bendahara. Atau kamu juga dapat bekerja sama dengan divisi acara untuk membahas soal ringkasan kegiatan. 

5. Koreksi dan revisi laporan 

Jangan buru-buru menyerahkannya kepada pihak sasaran seperti manajemen atau stakeholders. Cek kembali laporan tersebut dan lakukan koreksi apabila kamu menemukan kesalahan. 

Sebaiknya, mintalah orang lain untuk ikut memeriksa LPJ yang sudah kamu buat. Kamu pun bisa mendapatkan sudut pandang baru untuk menghasilkan LPJ yang lebih baik lagi. 

⁠Kesimpulan 

LPJ adalah laporan pertanggungjawaban yang bertujuan menjabarkan keseluruhan proses project secara detail. Dokumen LPJ juga berfungsi sebagai bahan evaluasi. Itulah kenapa banyak perusahaan membutuhkan LPJ setelah menyelesaikan project. 

Dengan mengetahui cara membuat LPJ, kamu sudah punya bekal dasar untuk mendalami skill tersebut. Kamu pun bisa menuliskan skill ini di cover letter saat melamar pekerjaan melalui Jobstreet.  

Keahlian menulis LPJ akan menjadi nilai tambah jika kamu ingin bekerja di bidang keuangan atau event.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di seekMAX dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar LPJ 

1. Bagaimana cara membuat LPJ yang menarik?
   ⁠Berikut cara membuat LPJ yang menarik:
   ⁠- Tentukan tujuan dan sasaran LPJ
   ⁠- Kumpulkan data dan informasi yang diperlukan
   ⁠- Buatlah kerangka laporan
   ⁠- Isi laporan sesuai dengan kerangka yang telah dibuat
   ⁠- Koreksi dan revisi laporan.
   ⁠
2. Apa fungsi LPJ?
   ⁠⁠⁠⁠Dokumen LPJ memiliki sejumlah fungsi berikut:
   ⁠- ⁠Menjabarkan detail keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan, mulai dari tahap persiapan, ketika project berlangsung, sampai setelah project selesai. 
   ⁠- Menjelaskan masalah atau tantangan yang dihadapi oleh seluruh pihak terkait selama project berlangsung. 
   ⁠- Menjadi bahan evaluasi dan pembelajaran untuk project selanjutnya. 
   ⁠- Mengukur dan menilai kemampuan tim pelaksana project dalam mempertanggungjawabkan hasil kinerja selama project.
   ⁠
3. Seperti apa format LPJ?
   ⁠Pada umumnya, format LPJ adalah sebagai berikut: 
   ⁠- Halaman sampul
   ⁠- Kata pengantar
   ⁠- Ringkasan kegiatan
   ⁠- Rincian dana
   ⁠- Laporan kegiatan
   ⁠- Dampak dan hasil
   ⁠- Evaluasi kegiatan
   ⁠- Dokumentasi
   ⁠- Rekomendasi
   ⁠- Tanda tangan