Apa Itu Event Organizer? Inilah Tugas dan Cara Kerjanya!
(Image by Freepik)
Buat kamu yang sering jadi panitia acara, bekerja di bidang event organizer atau EO adalah opsi yang menarik untuk dipertimbangkan.
Apalagi, saat ini ada semakin banyak acara yang diselenggarakan sehingga meningkatkan kebutuhan akan event organizer; mulai dari pernikahan, lamaran, ulang tahun, workshop, konferensi, sampai konser musik dan hiburan.
Kehadiran crew event organizer dapat memastikan acara berjalan dengan lancar sejak tahap persiapan hingga selesai.
Biar kamu makin kenal dengan pekerjaan event organizer, JobStreet telah merangkum informasi lengkapnya; mulai dari pengertian event organizer, manfaat, tugas, hingga cara menjadi event organizer!
- Apa itu EO?
- Pentingnya EO
- Jenis EO sesuai acara
- Tugas event organizer
- Gaji event organizer
- Skill yang dibutuhkan sebagai event organizer
- Cara menjadi event organizer
- Kesimpulan tentang apa itu EO
- Pertanyaan seputar apa itu EO
Apa itu EO?
Kalau kamu sering mendengar orang-orang menyebut kata “EO”, sebetulnya EO singkatan dari event organizer.
Arti EO adalah pihak yang bertanggung jawab merencanakan dan mengatur keberlangsungan suatu event atau acara.
Agar hal tersebut bisa terwujud, pada umumnya pekerjaan EO adalah sebagai berikut:
- Brainstorming ide acara bersama klien
- Merencanakan anggaran
- Bekerja sama dengan berbagai vendor dan supplier
- Merancang susunan acara
- Memantau penyelenggaraan acara
Evaluasi Dengan kata lain, jasa EO berperan penting dalam kesuksesan sebuah acara. Di sisi lain, klien juga dapat merasakan berbagai manfaat lain saat bekerja sama dengan mereka. Apa saja?
Baca Juga: Inilah 20 Pekerjaan yang Dibutuhkan di Masa Depan
Pentingnya EO
Setelah mengetahui pengertian event organizer (EO), kini kamu sudah punya gambaran lebih jelas tentang apa itu EO dan perannya terhadap kesuksesan suatu acara.
Namun, tak hanya itu, kehadiran vendor event organizer (EO) juga memberikan berbagai manfaat berikut bagi klien:
1. Menghemat waktu dan tenaga
Seperti yang telah disebutkan, penyedia jasa event organizer artinya pihak yang bertanggung jawab sebagai penyelenggara acara sejak tahap perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi.
Mereka mengatur seluruh aspek acara yang dibutuhkan.
Dengan begitu, klien pun dapat lebih hemat waktu dan tenaga karena segala sesuatu telah diatur oleh divisi event organizer sebagai penyelenggara acara.
Mereka jadi bisa fokus mempersiapkan diri untuk menghadiri acara.
2. Mendapatkan akses ke vendor dan layanan terbaik
Agar bisa menyelenggarakan acara sesuai keinginan klien, EO pasti bekerja sama dengan berbagai vendor dan supplier untuk memenuhi kebutuhan perlengkapan event.
Nah, biasanya, crew event organizer memiliki daftar vendor dan supplier dengan berbagai range harga untuk beragam acara.
Jadi, dengan menggunakan jasa EO, klien juga akan mendapatkan akses ke vendor dan layanan terbaik.
3. Bisnis EO menghasilkan acara yang profesional dan berkesan
EO adalah sekelompok orang yang memiliki keahlian dan keterampilan di berbagai bidang untuk menyusun dan mengatur acara.
Hal ini membuat vendor event organizer (EO) mampu menghasilkan acara yang profesional dan berkesan.
4. Menghindari stres dan kekhawatiran dalam merencanakan acara
Perencanaan acara merupakan proses yang rentan memicu stres. Mengingat banyaknya hal yang harus diurus, muncul kekhawatiran apakah acara akan berlangsung sesuai rencana atau tidak.
Nah, tugas EO adalah memastikan bahwa acara berjalan dengan lancar sesuai rencana sejak awal hingga akhir.
Jadi, dengan menggunakan layanan divisi event organizer, klien bisa terhindar dari stres kekhawatiran berlebih saat merencanakan acara.
Kabar baiknya lagi, event organizer adalah jasa yang bisa digunakan untuk beragam jenis acara!
Jenis EO sesuai acara
(Image by pvproductions on Freepik)
EO adalah pihak professional yang di-hire klien untuk menyelenggarakan suatu acara. Nah, lingkup acara tersebut cukup luas.
Mulai dari acara pernikahan hingga gathering, ini dia jenis-jenis acara yang umumnya menggunakan jasa mereka:
EO Pernikahan
Bisnis EO untuk acara pernikahan disebut juga dengan wedding organizer atau WO.
Pada umumnya, wedding organizer bertanggung jawab atas rundown acara, memilih lokasi, katering, dekorasi, hingga dokumentasi.
Pihak pengantin dan keluarga hanya perlu menyampaikan kebutuhan mereka kepada WO. Nantinya, WO akan mengatur persiapan sesuai keinginan pihak pengantin.
EO Ulang tahun
Selain pernikahan, acara lain yang juga biasa membutuhkan pekerjaan EO adalah ulang tahun.
Jenis EO ini akan membantu sejak tahap ide perencanaan hingga pelaksanaan acara ulang tahun sesuai keinginan klien, bahkan untuk membantu klien kelas atas mengadakan konser musik pribadi.
EO Seminar
Tujuan event organizer adalah membantu klien menyelenggarakan acara dengan lancar, termasuk pelaksanaan seminar.
Tugas EO adalah menciptakan suasana yang kondusif untuk sharing ilmu dan pengetahuan, sehingga penyusunan rundown dan pemilihan tempat pun jadi kunci utamanya.
Baca Juga: Wajib Tahu! Ini 10 Perusahaan dengan Gaji Terbesar di Indonesia!
EO Workshop
Agak berbeda dari seminar, workshop lebih fokus mencari solusi atas suatu masalah di bidang tertentu.
Jadi, jenis EO ini bertanggung jawab membangun atmosfer pelaksanaan acara yang simulatif bagi para peserta untuk mencari solusi tersebut.
EO Konferensi
Saat konferensi, para peserta bertemu untuk berdiskusi atau bertukar pendapat tentang suatu masalah secara musyawarah.
Nah, tugas event organizer adalah memastikan semua kebutuhan konferensi terpenuhi agar proses diskusi berjalan kondusif dan lancar.
EO Peluncuran produk
Apa itu EO juga dapat mengurus dan mengatur acara peluncuran produk. Jasa satu ini biasanya dibutuhkan oleh brand yang hendak merilis produk terbaru.
EO akan membantu brand menentukan tema dan detail acara, susunan rundown, booking tempat dan katering, bahkan hingga mempromosikan acara.
EO Pesta perusahaan
Pekerjaan event organizer juga dibutuhkan untuk menyelenggarakan pesta perusahaan, lho.
Misalnya untuk acara ulang tahun perusahaan, buka puasa bersama, atau perayaan tahun baru. Pihak EO akan membantu perusahaan memenuhi seluruh kebutuhan acara.
EO Gathering
Meskipun tidak semua, ada beberapa bisnis EO yang dapat mengurus acara gathering, baik untuk kantor maupun keluarga.
Biasanya, acara gathering melibatkan games untuk mengakrabkan para peserta. Nah, EO juga dapat membantu merencanakan hal tersebut.
Lantas, dengan banyaknya jenis acara yang bisa di-handle oleh EO, sebetulnya tugas EO seperti apa? Temukan jawabannya di bawah ini!
Tugas event organizer
Secara umum, tugas EO meliputi tahap perencanaan hingga evaluasi acara. Jika di-break down satu per satu, berikut detail informasinya:
1. Perencanaan dan konseptualisasi acara
EO mulai bekerja sejak sebelum acara dimulai karena mereka juga bertanggung jawab atas tahap pra-event.
Pada tahap ini, EO akan bekerja sama dengan klien untuk memahami kebutuhan, tujuan, preferensi, dan anggaran budget mereka.
Berdasarkan hasil diskusi, barulah pihak EO mengembangkannya menjadi ide konsep dan rencana yang lebih konkret.
Adanya rencana dapat memudahkan EO untuk menyusun jadwal acara, anggaran, hingga kebutuhan logistik.
2. Koordinasi dan manajemen vendor
Selanjutnya, tugas EO juga meliputi koordinasi dan manajemen vendor sesuai list kebutuhan acara; mulai dari vendor katering, dekorasi, fotografi, dan sebagainya.
EO bertugas negosiasi kontrak dengan vendor dan memastikan mereka mengerjakan tanggung jawab sesuai kesepakatan.
3. Pemasaran dan promosi acara
Tergantung dari jenis acara, menjadi event organizer artinya kamu juga harus siap melakukan promosi acara yang dikelola.
Jadi, saat tahap perencanaan, biasanya EO sekaligus menyusun strategi pemasaran untuk menarik minat peserta event hingga koordinasi dengan tim public relations.
Untuk eksekusi pemasaran sendiri akan tergantung kesepakatan antara EO dengan klien.
4. Logistik dan operasional acara
Pemenuhan keperluan logistik juga termasuk tanggung jawab EO, mulai dari:
- Sistem tiket atau undangan
- Pendaftaran peserta
- Transportasi
- Akomodasi
- Memastikan seluruh peralatan terorganisir dengan baik.
Lalu, selama acara berlangsung, EO juga harus selalu stand by untuk mengelola staf acara, memastikan event berjalan sesuai jadwal, serta menangani situasi tidak terduga.
5. Pengendalian anggaran dan evaluasi acara
Tujuan event organizer lebih dari sekadar mengurus acara, tapi juga memastikan penggunaan biaya tidak melebihi budget.
Itulah kenapa tugas event organizer juga mencakup pengendalian anggaran. Kamu harus mampu mengoptimalkan alokasi dana untuk berbagai keperluan.
Lalu, setelah acara selesai, EO masih harus melakukan evaluasi untuk mengetahui aspek acara mana saja yang berhasil dilakukan dan perlu peningkatan.
Lantas, berapa gaji yang diterima EO setelah menjalankan berbagai tugas tersebut?
Gaji event organizer
Rata-rata gaji event organizer di Indonesia adalah sekitar Rp5-10 juta. Jumlah tersebut bergantung pada pengalaman, tempat kerja, serta reputasi EO itu sendiri.
Namun, untuk pendapatan bisnisnya, EO bisa menghasilkan pendapatan kotor sebanyak Rp200-500 juta untuk tiap acara.
Dengan jumlah pendapatan tersebut, seperti apa cara kerja event organizer?
Cara kerja event organizer
Tiap EO mungkin memiliki detail cara kerja yang berbeda. Tapi kalau melihat mayoritas contoh event organizer, cara kerja event organizer pada umumnya adalah sebagai berikut:
- EO di-hire oleh klien untuk mengatur dan mengurus suatu acara;
- Diskusi dengan klien untuk menyusun tema dan konsep acara;
- Merancang perencanaan acara berdasarkan tema dan konsep yang disepakati; mulai dari lokasi, rundown, katering, dan lainnya;
- Bekerja sama dengan para vendor untuk memenuhi berbagai kebutuhan acara;
- EO melakukan semua hal tersebut sambil memastikan bahwa biaya pengeluaran tidak melebihi anggaran;
- Mengatur jalannya acara saat hari-H;
- Evaluasi setelah acara selesai.
Agar bisa melakukan seluruh pekerjaan tersebut dengan baik, crew EO perlu menguasai sejumlah skill tertentu. Apa saja?
Skill yang dibutuhkan sebagai event organizer
(Image by Freepik)
Mulai dari keterampilan manajemen waktu hingga kemampuan bekerja di bawah tekanan, ini dia skill yang perlu kamu kuasai jika ingin berkarier di bidang EO:
1. Keterampilan organisasi dan manajemen waktu
Mengingat ada banyak aspek yang perlu dikerjakan dalam waktu berbeda, EO harus memiliki skill organisasi dan manajemen waktu yang baik agar segala persiapan bisa selesai tepat waktu.
Dengan begitu, acara pun akan berjalan lancar.
2. Keterampilan komunikasi dan interpersonal
Arti EO adalah pihak profesional yang mengatur keberlangsungan suatu acara.
Hal tersebut tidak bisa dilakukan sendiri, sehingga membutuhkan skill komunikasi dan interpersonal untuk bekerja sama dengan sesama crew, klien, vendor, dan pihak lain.
3. Keterampilan kreatif dan inovatif
EO membutuhkan kreativitas dan skill inovatif untuk menyusun konsep acara yang menarik dan sesuai dengan preferensi klien.
Kedua keterampilan ini juga akan sangat berguna saat EO harus memecahkan masalah.
4. Kemampuan memecahkan masalah
Meskipun sudah menyusun rencana acara, terkadang ada saja hal-hal yang terjadi di luar dugaan.
Pada saat seperti ini, EO harus memutar otak untuk menemukan solusi. Di sinilah kemampuan memecahkan masalah sangat dibutuhkan.
5. Kemampuan bekerja di bawah tekanan
Kalau melihat berbagai contoh event organizer di pernikahan atau acara lain, para crew selalu terlihat sibuk demi memastikan acara berjalan lancar dan tepat waktu.
Jadi, kamu harus mampu bekerja dengan baik di bawah tekanan jika ingin berkarier di bidang EO. Namun, bagaimana cara menjadi event organizer?
Cara menjadi event organizer
Bagi yang ingin berkarier di bidang EO, kamu bisa coba melakukan beberapa cara menjadi event organizer berikut ini:
1. Mendapatkan pendidikan dan pelatihan yang tepat
Sebetulnya, tidak ada kualifikasi pendidikan khusus untuk menjadi EO.
Namun, background pendidikan Ilmu Komunikasi akan sangat membantu karena banyak kampus yang menjadikan EO sebagai salah satu mata kuliah.
Alternatifnya, kamu bisa ikut pelatihan atau training EO.
2. Membangun jaringan dan koneksi
Bangun jaringan dan koneksi dengan aktif menjadi panitia acara atau ikut program magang di perusahaan EO.
Dengan networking yang luas, nantinya kamu bisa lebih mudah mencari klien dan vendor untuk keperluan acara.
3. Membangun portofolio yang kuat
Masukkan setiap pengalaman sebagai panitia acara ke dalam portofolio. Kalau ada pengalaman magang, jangan lupa juga disertakan.
Untuk setiap penyelenggaraan acara, tuliskan apa peran dan tanggung jawab yang kamu emban.
4. Mengembangkan keterampilan dan bakat yang dibutuhkan
Sudah tahu, kan, keterampilan apa saja yang kamu butuhkan untuk bekerja sebagai EO? Beberapa di antaranya seperti komunikasi, kreativitas, dan problem-solving.
Kembangkan terus skill tersebut untuk mendukung kariermu di bidang EO.
5. Memiliki passion dan dedikasi
Tumbuhkan passion terhadap EO agar kamu memiliki motivasi ekstra untuk mengurus setiap penyelenggaraan acara.
Adanya passion juga dapat meningkatkan dedikasi kamu dalam berkarier di bidang EO.
Kesimpulan tentang apa itu EO
EO singkatan dari event organizer, yakni pihak profesional yang punya tanggung jawab mengurus penyelenggaraan acara.
Bagi yang tertarik berkarier di bidang ini, kamu bisa mengakses platform JobStreet untuk mengeksplor ribuan lowongan kerja yang tersedia.
Sambil melakukan hal tersebut, kunjungi juga blog JobStreet untuk meningkatkan keterampilan di dunia kerja.
Agar lebih praktis, download aplikasi mobile JobStreet melalui Apple App Store atau Google Play Store!
Pertanyaan seputar apa itu EO
Beberapa pertanyaan yang biasanya muncul terkait dengan apa itu EO adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana cara mendapatkan pekerjaan sebagai EO?
Untuk mendapatkan pekerjaan sebagai EO, kamu bisa apply kerja di perusahaan EO melalui platform pencarian lowongan kerja seperti JobStreet.
2. Apa saja tantangan yang dihadapi oleh EO?
Beberapa tantangan yang dihadapi oleh EO adalah jadwal ketat, terbatasnya ketersediaan vendor, pengelolaan risiko kurang efektif, dan kurangnya anggaran.
3. Apa saja keuntungan menjadi EO?
Sejumlah keuntungan menjadi EO adalah mendapat banyak pengalaman berharga, networking yang luas, kesempatan mengasah kreativitas, serta peluang mendapat keuntungan finansial.
