Notion: Apa Itu dan Cara Menggunakan untuk Produktivitas Kerja

Notion:  Apa Itu dan Cara Menggunakan untuk Produktivitas Kerja
Jobstreet tim kontendiperbarui pada 06 December, 2023
Share

Siapa, sih, yang tidak ingin produktif saat kerja? Namun, sering kali muncul hambatan yang bikin kamu jadi kurang produktif. Kamu bisa mengatasinya dengan memanfaatkan teknologi seperti aplikasi Notion. Apa itu? 

Aplikasi ini juga bisa kamu gunakan untuk berkolaborasi dengan tim, lho!

Apa itu Notion?

Notion adalah aplikasi yang bertujuan meningkatkan produktivitas penggunanya. Caranya dengan menyediakan platform berdesain simpel untuk membuat note. 

Namun, aplikasi produktivitas ini mengalami perkembangan fungsi, sehingga bisa digunakan untuk hal lain. Contohnya seperti menyusun database, membuat portofolio, hingga project management kolaboratif bersama anggota tim. 

Untuk menggunakan aplikasi ini, kamu bisa mengaksesnya melalui perangkat desktop maupun mobile. Mereka menyediakan aplikasi Notion for Windows dan Notion for Mac. 

Namun, kalau kamu lebih suka bekerja menggunakan perangkat mobile, kamu bisa melakukan Notion download melalui Apple App Store atau Google Play Store

Di samping itu, tersedia pula akses Notion web untuk kamu yang ingin menggunakan tool satu ini tanpa download aplikasi. 

Kemudian, kamu bisa langsung membuat akun Notion dan memanfaatkan berbagai fiturnya untuk menunjang produktivitas!

Fitur-fitur Notion untuk menunjang produktivitas

Seorang wanita di depan laptop sedang menyusun database melalui aplikasi notion.

Proses Notion login bisa kamu lakukan secara gratis. Setelah berhasil login, saatnya kamu mengeksplor fitur-fiturnya supaya lebih produktif dalam bekerja. Yuk, kita kulik bareng-bareng!

1. Membuat notes atau catatan

Ini dia fungsi utamanya. Sejak awal, aplikasi ini memang dirancang untuk menyediakan platform lengkap untuk membuat catatan. Kamu tidak hanya bisa menulis teks, tapi juga menambahkan poin, gambar, hingga video. 

Supaya makin optimal, aplikasi produktivitas ini telah menyediakan berbagai fitur berikut: 

WYSIWYG Editor

Fitur aplikasi ini dikembangkan dengan basis What You See Is What You Get (WYSIWYG) Editor. Artinya, konten yang kamu publish akan terlihat sama seperti ketika kamu membuatnya di Notion.  

Hal seperti itu bisa terjadi karena aplikasi produktivitas satu ini tidak menggunakan format konten web seperti CSS, HTML, atau JavaScript. Jadi, tampilan konten tidak akan berubah setelah kamu mem-publish-nya secara online. 

Template

Ingin membuat notes dengan lebih cepat? Kamu bisa memanfaatkan Notion template! Aplikasi ini menyediakan berbagai template untuk mendukung produktivitas kerjamu. 

Mulai dari template jurnal, to-do list, hingga project planner lengkap dengan gambar pendukung yang kamu butuhkan. 

Embed

Pada beberapa notes, kamu mungkin butuh menambahkan data atau file khusus untuk menunjang project management. 

Memahami kebutuhan tersebut, aplikasi produktivitas satu ini menyediakan fitur Embed yang memungkinkan kamu untuk menyematkan file dari aplikasi lain ke note mereka. Contohnya seperti file G-Docs, gambar, hingga artikel dari situs web lain. 

Collaborative editing

Bekerja menggunakan Notion artinya kamu bisa berkolaborasi kerja bersama anggota tim. 

Soalnya, aplikasi ini punya fitur Collaborative Editing yang memungkinkan kamu dan user lain untuk membuat, mengedit, hingga revisi dalam waktu bersamaan. 

Tagging

Melalui fitur Tagging, kamu bisa memberikan tag  yang dibuat di aplikasi ini. Adanya tag  akan membantu kamu untuk menemukan berdasarkan kategori, tema, atau topik tertentu.

Archive

Gimana kalau suatu hari kamu sudah tidak membutuhkan note tertentu, tapi juga tidak mau menghapusnya? Kamu bisa mengarsip sehingga masih dapat diakses untuk referensi di kemudian hari.

2. Spreadsheet dan database

Notion adalah platform yang inovatif. Tak hanya teks biasa, kamu juga bisa membuat note berupa spreadsheet dan database menggunakan aplikasi ini. 

Untuk fungsi satu ini, aplikasi produktivitas ini telah melengkapi platformnya dengan beberapa fitur berikut: 

Spreadsheet

Melalui fitur ini, kamu bisa membuat data dalam bentuk tabel di aplikasi ini. Tersedia pula fitur lain seperti grafik, formula, dan filter untuk memudahkan kamu dalam mengelola data. 

Bahkan, kamu juga bisa mengimpor data tabel dari Google Sheets atau Microsoft Excel ke spreadsheet.

Selain Spreadsheet, aplikasi Notion juga menyediakan fitur Database. Sesuai namanya, fitur ini memfasilitasi kamu untuk membuat database tanpa skill teknis mendalam. 

Hal tersebut mungkin terjadi karena Database disertai fitur-fitur penunjang seperti grouping, sorting, filter, dan view. 

Relational database 

Relational Database adalah fitur untuk membantu kamu menemukan hubungan antara database atau tabel yang berbeda pada aplikasi ini. 

Jadi, walaupun tidak punya pengetahuan teknik mendalam seputar database, kamu tetap bisa menghubungkan data-data tersebut secara efisien. 

3. Tugas dan project

Pembuatan note di aplikasi ini bisa kamu manfaatkan untuk mengerjakan tugas dan mengelola proyek dengan efektif, baik untuk kerja individu maupun tim.  

Melalui aplikasi ini, kamu bisa menyimpan semua data terkait tugas dan proyek di satu tempat. Sehingga akan membantumu untuk memonitor progress pengerjaannya secara real-time. 

Aplikasi ini memungkinkan kamu untuk mengelompokkan tugas atau proyek menggunakan Tagging, menentukan deadline, hingga menambah file dan tautan. 

4. Template

Aplikasi produktivitas satu ini menyediakan ribuan templates yang bisa kamu akses di sini. Setiap Notion template juga bisa kamu kustomisasi sesuai preferensi, termasuk menambahkan widget Notion untuk menunjang pengerjaan tugas maupun project management  kamu.

5. Integrasi

Kemudahan integrasi juga menjadi salah satu fitur utama dari aplikasi ini. Kamu bisa menghubungkan aplikasi ini dengan beragam aplikasi pihak ketiga seperti Trello, G-Drive, Slack, Asana, dan aplikasi pengedit gambar dan foto seperti Canva, dan masih banyak lagi.

6. Multiple Views

Fitur satu ini ditujukan buat kamu yang ingin memberi beberapa tampilan pada database di Notion. Dengan menggunakan Multiple Views, kamu bisa menambah layout untuk memberikan tampilan berbeda pada database yang sama.  

Contohnya, salah satu halaman database punya tampilan dalam bentuk tabel. Kemudian, kamu menambahkan tampilan grafik pada halaman berbeda, tapi masih di database yang sama.  

Hal ini akan sangat membantu kamu untuk menyajikan data secara fleksibel sesuai kebutuhan. Untuk cara menggunakan Notion dengan fitur Multiple Views, klik opsi “Add a new view” di bagian kanan atas halaman. 

Dengan beragam fitur di atas, aplikasi ini dapat membantu kamu mengerjakan berbagai tugas dan proyek secara produktif. 

Bahkan tak hanya untuk proyek sekolah atau kantor, kamu juga bisa menggunakan aplikasi ini untuk mendukung proses job hunting 

Cara menggunakan Notion untuk mencari kerja

Seorang anak muda sedang mencari kerja dengan memanfaatkan aplikasi notion.

Dalam proses mencari kerja, curriculum vitae (CV) dan portofolio merupakan dua hal yang wajib kamu siapkan. Nah, kamu bisa membuat keduanya secara mudah dan praktis dengan menggunakan aplikasi ini!

1. Membuat CV

Seperti yang disebutkan sebelumnya, aplikasi ini menyediakan banyak template untuk berbagai keperluan tugas dan proyek, termasuk template resume atau CV

Mulai dari desain simpel hingga colorful, beragam template tersebut bisa kamu pilih sesuai referensi. Lalu, karena Notion gratis, kamu pun dapat menggunakan template CV ini tanpa biaya tambahan!

2. Membangun portofolio

Selain template CV, aplikasi ini juga memiliki beragam pilihan template untuk membuat portfolio

Kamu bisa menyesuaikan kembali isi template dengan hasil desain, tulisan, atau proyek lain yang pernah kamu kerjakan.  

Kalau perlu, kamu juga bisa menambah widget Notion lain untuk menonjolkan kelebihan kamu. Contohnya seperti widget berbentuk quote untuk menampilkan rekomendasi dari atasan di kantor sebelumnya.

3. Melacak lamaran kerja

Job-hunting menggunakan Notion artinya kamu bisa sekaligus melacak setiap pekerjaan yang pernah dilamar. 

Lagi-lagi, aplikasi produktivitas ini juga telah menyediakan template untuk melacak lamaran kerja, yang bisa kamu akses di sini.  

Pada template tersebut, terdapat tabel dengan kolom nama perusahaan, posisi kerja yang didaftar, status lamaran, hingga deadline. Template ini akan membantu kamu untuk memonitor progress lamaran kerja dalam satu tempat terpusat.

Kelebihan aplikasi Notion

Saat membahas tentang apa itu Notion, sulit untuk tidak menyebutkan kelebihannya. Hal ini bahkan sudah terlihat sejak pembahasan fungsi dan fitur pada poin-poin sebelumnya. 

Namun, secara lebih spesifik, berikut beberapa kelebihannya:

1. Fleksibilitas

Notion merupakan aplikasi yang fleksibel. Melalui aplikasi ini, kamu bisa membuat catatan template, tabel, hingga database untuk berbagai keperluan tugas dan proyek.  

Alhasil, kamu dapat mengatur konten dalam format dan tampilan yang paling sesuai dengan kebutuhan, bahkan untuk membuat wiki kamu sendiri.

2. Kolaborasi

Kerja bareng dengan anggota tim juga bukan masalah kalau kamu menggunakan aplikasi ini. Kamu dan tim bisa bekerja secara real-time mengerjakan tugas pada halaman yang sama. 

Apalagi, aplikasi ini juga menyediakan fitur-fitur seperti notifikasi, komentar, dan pengaturan akses untuk mendukung kerja kolaborasi yang lebih lancar.

3. Kemudahan mengatur informasi

Dengan fitur-fitur seperti Template, Multiple Views, Embed, dan Tagging, mengatur informasi di halaman jadi begitu mudah. 

Bahkan, kamu juga bisa mengatur tampilan halaman sedemikian rupa supaya lebih mudah dilihat.

4. Pembatasan izin dan akses

Siapa pun bisa melakukan Notion login selama sudah punya akun. Namun, kamu tidak perlu khawatir soal keamanan privasi karena aplikasi ini memberi kamu hak penuh untuk membatasi izin dan akses. 

Jadi, kamu bisa memberikan izin kepada orang-orang tertentu saja untuk mengakses catatan atau halaman. 

5. Bisa diakses di banyak platform

Notion adalah aplikasi yang multiplatform. Artinya, kamu bisa melakukan Notion download melalui berbagai perangkat, baik mobile maupun desktop. 

Untuk itu, aplikasi multiplatform ini telah menyediakan aplikasi mobile, yaitu Notion untuk Windows, dan Notion untuk Mac. Selain itu, kamu juga dapat menggunakan Notion Web di sini tanpa harus download apapun.

6. Fitur pengingat dan deadline

Saat membuat catatan, database, atau dokumen, kamu bisa memberikan deadline calendar secara spesifik. 

Lalu aktifkan fitur Reminder, supaya aplikasi ini dapat mengingatkanmu pada jadwal yang ditentukan. Dengan begitu, kamu pun bisa lebih mudah mengatur jadwal dan tugas. 

Kekurangan aplikasi Notion

Seorang karyawan wanita tampak lesu setelah mengetahui kekurangan aplikasi notion.

Sama seperti berbagai solusi lain, aplikasi ini juga punya sejumlah kekurangan. Kamu bisa menjadikan informasi ini sebagai pertimbangan sebelum menggunakannya.

1. Template sulit dipahami pemula

Aplikasi ini memang menyediakan ribuan template untuk membantu kamu memulai catatan atau proyek baru. 

Sayangnya, beberapa template memiliki tampilan yang sulit dipahami, apalagi oleh para pemula yang baru pertama kali menggunakan aplikasi multiplatform ini.

2. Navigasi cukup rumit

Meskipun hadir dengan desain yang “clean”, aplikasi ini memiliki sistem navigasi yang relatif rumit. 

Para pemula mungkin akan membutuhkan waktu cukup lama untuk menemukan fitur atau tool yang mereka butuhkan.

3. Ketiadaan fitur Gantt Chart

Aplikasi ini juga tidak memiliki fitur Gantt Chart yang dibutuhkan untuk project management. 

Gantt Chart adalah diagram untuk memonitor jalannya suatu proyek. Biasanya, Gantt Chart hadir dalam bentuk grafis batang.

4. Tidak dapat digunakan anggota tim skala besar

Jika menggunakan aplikasi Notion gratis, bekerja dengan anggota tim berskala besar akan sulit dilakukan karena Notion membatasi akses. 

Namun, aplikasi ini menyediakan layanan versi berbayar yang memungkinkan perusahaan kamu untuk mengundang 100-250 guest user. 

Kesimpulan

Terlepas dari keterbatasannya, aplikasi produktivitas ini tetap menjadi salah satu pilihan tools yang layak dipertimbangkan untuk membantumu kerja secara lebih produktif. 

Melalui aplikasi ini, kamu bisa membuat note, database, to-do list, hingga menyusun CV dan portofolio untuk melamar kerja. 

Bahkan, CV dan portofolio yang kamu buat juga bisa di-publish secara online, sehingga bermanfaat saat apply kerjaan secara digital. 

Misalnya, ketika kamu melamar kerja melalui platform online seperti Jobstreet by SEEK, kamu bisa mencantumkan link portofolio pada kolom “Surat Lamaran”. 

Namun, pastikan kamu sudah punya akun Jobstreet, ya, supaya bisa mengakses fitur-fitur pencarian kerja secara lengkap.  

Untuk itu, kamu bisa mengunjungi website Jobstreet. Mau lebih praktis? Langsung saja download aplikasinya melalui Apple App Store atau Google Play Store

Pertanyaan Seputar Notion

  1. Notion itu buat apa?
    Notion adalah aplikasi yang dibuat untuk menunjang produktivitas. Aplikasi ini menyediakan platform untuk membuat catatan, to-do list, database, bahkan hingga CV dan portofolio.  Jadi, kamu pun bisa menggunakannya untuk berbagai keperluan, mulai dari proyek kantor, pengolahan data, maupun melacak lamaran kerja. Selain itu, juga memfasilitasi kolaborasi kerja dengan rekan tim secara online. 
  2. Apakah Notion gratis?
    Aplikasi ini bisa kamu gunakan secara gratis, tapi dengan fitur dan layanan terbatas yang lebih sederhana. Untuk bisa menikmati secara lebih optimal, kamu perlu membayar biaya langganan per bulan.  Ada tiga opsi langganan, yaitu Plus seharga USD 8 (setara Rp120 ribuan), Business seharga USD 15 (setara Rp230 ribuan), dan Enterprise yang harganya bisa disesuaikan dengan kebutuhan kustomisasi. Untuk info lebih lengkap tentang biaya langganan, kamu bisa cek di sini
  3. Kenapa harus menggunakan Notion?
    Aplikasi ini punya banyak kelebihan, salah satunya adalah fleksibel. Dengan banyaknya template dan fitur, aplikasi produktivitas ini memungkinkan kamu untuk membuat catatan, to-do listst, database, CV, portofolio, dan banyak proyek lain sesuai kebutuhan. 
    ⁠Untuk setiap halaman proyek tersebut, kamu bisa dengan mudah mengatur informasi dalam format yang paling cocok untuk disajikan. 
    ⁠Selain itu, aplikasi ini juga mendukung kerja kolaborasi. Artinya, kamu dan tim bisa mengerjakan atau mengedit satu halaman yang sama dalam waktu bersamaan. 
    ⁠Tentunya, hanya orang-orang tertentu yang dapat mengakses halaman tersebut. Kamu berhak mengatur siapa saja yang bisa membuka detailnya. 
  4. Bagaimana cara install Notion?
    Untuk desktop, bisa di-install pada perangkat Windows dan Mac. Klik di sini untuk download. Setelah itu, buka file yang sudah berhasil di-download dan ikuti langkah-langkahnya. 
    ⁠Selain ituaplikasi juga bisa kamu download pada perangkat mobile melalui Apple App Store atau Google Play Store. Sedangkan untuk menggunakan tanpa aplikasi, kamu bisa mengaksesnya melalui situs web Notion.
  5. Apa keunggulan Notion dibanding Trello?
    Jika dibandingkan dengan sesama aplikasi penunjang produktivitas seperti Trello, Notion unggul dari segi tampilan yang mengusung sistem Kanban, sehingga visualnya tampak simpel, clean, dan efisien. Tak hanya itu, kamu juga bisa mengedit halaman dengan tim secara bersamaan untuk memudahkan kolaborasi kerja. 
  6. Apa saja fitur Notion?
    Aplikasi ini memiliki banyak fitur untuk membantu kamu kerja secara lebih produktif. Salah satu yang utama adalah What You See Is What You Get (WYSIWYG) Editor. Artinya, konten yang kamu publish akan terlihat sama seperti ketika kamu membuatnya.  Sementara itu, beberapa fitur penting lainnya adalah Template, Archive, Embed, Tagging, Collaborative Editing, Spreadsheet, dan Database. 
  7. Apakah Notion ada di Android?
    Ya, aplikasi tersedia untuk perangkat Android. Kamu bisa mengunduh aplikasinya melalui Google Play Store.
  8. Mengapa Notion populer?
    Aplikasi ini dapat membantu para pengguna untuk bekerja lebih produktif melalui fitur-fitur yang disediakan. Kamu bisa mengerjakan banyak hal sesuai kebutuhan, mulai dari membuat catatan, daftar pekerjaan, tabel, database, bahkan hingga CV dan portofolio. Terlebih, ada sistem Kanban sehingga desain tampilannya pun simpel dan clean. 
  9. Apakah Notion bisa membantu project management?
    Ya, aplikasi ini bisa membantu kamu untuk melakukan project management. Kamu bisa mengelola proyek dalam satu tempat terpusat. Mulai dari merencanakan proyek, menyusun timeline dan deadline, melacak progress, hingga melampirkan berbagai dokumen penting yang terkait dengan proyek, seperti file .docs, gambar, video, link, dan lainnya. 
  10. Apakah notion bisa diakses via web?
    Ya, bisa diakses via web tanpa harus mengunduh aplikasi desktop  maupun  mobile. Kamu hanya perlu mengetikkan alamat https://www.notion.so/product pada browser di perangkat, lalu ketik “Enter”. 
  11. Apakah Notion termasuk AI?
    Notion bukanlah aplikasi artificial intelligence (AI). Namun, ada teknologi AI untuk memberikan layanan yang lebih menyeluruh kepada para penggunaannya.  Menggandeng perusahaan Anthropic dan OpenAI, aplikasi ini mengembangkan fitur AI sebagai “thought partner” supaya pengguna bisa lebih mudah melakukan berbagai tasks sederhana secara otomatis. Contohnya seperti meng-highlight beberapa kalimat atau menulis dalam bahasa yang mudah dipahami. Namun, penggunaan fitur AI pada versi gratis bersifat terbatas, maksimal hanya mendapatkan 20 respons dari AI.  Jika ingin menggunakan fitur AI lebih dari 20 kali, pengguna harus upgrade langganan dengan membayar biaya tambahan. 

Telusuri istilah pencarian teratas

Tahukah Anda bahwa banyak kandidat yang menyiapkan resume dan meneliti suatu industri dengan menjelajahi istilah pencarian teratas?

Berlangganan Panduan Karir

Dapatkan saran karier dari ahli yang dikirimkan ke kotak masuk Anda.
Anda dapat membatalkan email kapan saja. Dengan mengklik 'berlangganan', Anda menyetujui Pernyataan Privasi Jobstreet.