Apa itu Payroll? Ini Komponen dan Manfaatnya

Payroll adalah salah satu istilah yang perlu kamu ketahui saat terjun ke dunia kerja. Arti payroll berhubungan dengan sistem pembayaran gaji yang akan kamu terima sebagai karyawan.

Sistem inilah yang mengatur jadwal pemberian gaji hingga mekanisme pengirimannya. 

Dalam penerapannya, sistem payroll terdiri sejumlah proses yang menentukan besaran gaji karyawan. 

Sebagai karyawan, sebaiknya kamu mengetahui apa itu payroll, manfaat, dan proses di dalamnya. Yuk, simak selengkapnya mengenai payroll artinya apa, manfaat, proses, dan komponennya. 

• Apa Itu Payroll?
• Manfaat Payroll
• Proses Payroll
• Komponen Payroll yang Menentukan Gaji Karyawan
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Payroll

Apa Itu Payroll? 

Pengertian payroll adalah sebuah sistem yang diterapkan oleh perusahaan untuk membayar gaji para karyawannya.

Umumnya, metode proses penggajian karyawan mengintegrasikan beragam data. Tak heran, sistem payroll melibatkan banyak komponen gaji dalam penerapannya.  

Melalui metode payroll, perhitungan gaji yang kompleks pun menjadi cepat dan akurat.

Sistem payroll gaji memungkinkan perusahaan tidak perlu melakukan sistem penggajian karyawan satu per satu. Artinya, perusahaan tak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual. 

Untuk itu, metode payroll gaji dapat memangkas sistem pengupahan karyawan menjadi lebih praktis. Terlebih, jika perusahaan berskala besar yang punya ratusan hingga ribuan karyawan. 

Nah, untuk melakukan hal tersebut, biasanya perusahaan menggunakan rekening payroll. Sesuai namanya, rekening ini dibuat khusus oleh perusahaan untuk mengirimkan gaji karyawannya.  

Saat ini hampir semua bank di Indonesia yang menyediakan layanan rekening payroll. Beberapa bank juga menyebut menyebut layanan ini sebagai tabungan payroll.

Contoh rekening payroll adalah Mandiri Tabungan Payroll, BCA Multi Payroll, dan Tabungan Payroll iB Bank Mega Syariah. 

⁠Manfaat Payroll 

Gaji merupakan salah satu hak karyawan yang wajib dipenuhi oleh perusahaan. Untuk membayarnya, perusahaan menggunakan sistem payroll. 

Berkat kemampuannya dalam menghitung gaji karyawan secara akurat serta mengirim gaji ke banyak karyawan sekaligus, sistem payroll menjadi metode bermanfaat bagi karyawan maupun perusahaan. 

Berikut ini sederet manfaat payroll bagi karyawan dan perusahaan: 

Manfaat payroll bagi karyawan 

Bagi karyawan di perusahaan yang menerapkan sistem payroll, mereka akan mendapatkan sejumlah keuntungan, antara lain: 

1. Menerima gaji tepat waktu dan akurat 

Saat terjun ke dunia kerja, biasanya akan ada perasaan cemas terkait penggajian karyawan.

Apalagi, terdapat banyak kasus di mana penggajian karyawan bermasalah. Bahkan, gaji tidak kunjung masuk ke rekening sesuai jadwal.  

Biasanya ini terjadi karena jadwal pengiriman payroll jatuh pada tanggal merah atau hari libur kerja. Nah, payroll dapat membantu mencegah terjadinya hal tersebut. 

Dengan sistem ini, pengiriman gaji akan diproses secara otomatis. Gaji akan tetap masuk ke rekening karyawan sesuai tanggal yang disepakati tiap bulannya.

Alhasil, kamu akan tetap menerima gaji tepat waktu. 

2. Mendapatkan bukti pembayaran yang sah 

Ketika perusahaan menerapkan sistem penggajian, karyawan secara otomatis akan mendapat fasilitas slip gaji.

Di dalam slip gaji terdapat laporan gaji bulanan secara rinci beserta potongan-potongannya, mulai dari jumlah gaji pokok, tunjangan, lembur, dan pembayaran BPJS.  

Bentuk bukti penerimaan gaji ini bisa berupa secarik kertas maupun slip gaji online atau digital. 

3. Mengetahui detail potongan pajak 

Sebagai pekerja di Indonesia, kamu perlu taat pajak sesuai peraturan yang berlaku. Salah satu kewajiban yang harus kamu lakukan adalah membayar pajak penghasilan dari gaji yang kamu terima tiap bulan. 

Kabar baiknya, kamu tidak perlu menghitung sendiri pajak tersebut. Pasalnya, payroll gaji adalah sistem yang dapat menghitung potongan pajak atas gaji kamu.

Potongan pajak ini juga akan ditunjukkan secara transparan melalui laporan gaji bulanan. 

Manfaat payroll bagi perusahaan 

Selain bagi karyawan, perusahaan juga akan mendapat keuntungan tersendiri dari sistem payroll. Berikut ini manfaat payroll bagi perusahaan: 

1. Pengelolaan gaji lebih efisien 

Kemudahan administrasi adalah salah satu manfaat sistem payroll untuk perusahaan.

Manfaat ini akan dirasakan oleh para staff payroll di departemen human resources (HR). 

Pasalnya, sistem penggajian karyawan akan terintegrasi dengan berbagai data. Hal ini menjadikan proses perhitungan gaji yang kompleks bisa lebih cepat dan akurat.

Proses pengiriman gaji pun dilakukan secara otomatis pada waktu yang telah ditentukan. 

Gaji akan ditransfer ke rekening payroll karyawan yang terdaftar. Nah, kombinasi ini meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

Dengan begitu, departemen HR bisa punya lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan lain. 

2. Mengurangi risiko kesalahan dalam pembayaran gaji 

Sistem payroll dapat meminimalisir risiko human error dalam pembayaran gaji. Hal ini berkat kemampuannya dalam menghitung gaji secara akurat. 

Apalagi, perhitungan ini didukung dengan sistem pembayaran otomatis dari payroll bank. Alhasil, kesalahan seperti telat bayar atau salah kirim bisa dicegah. 

3. Meningkatkan moral dan produktivitas karyawan 

Menerapkan payroll membantu perusahaan dalam memenuhi hak karyawan dan membayar gaji tepat waktu. Hal itu akan berdampak positif terhadap moral karyawan. Dengan gaji tepat waktu, karyawan akan termotivasi untuk bekerja dengan lebih baik dan produktif. 

⁠Proses Payroll 

Setiap perusahaan bisa saja memiliki proses payroll yang berbeda. Jika melihat contoh payroll pada umumnya, proses tersebut melibatkan berbagai tahapan berikut ini: 

1. Pengumpulan data 

Tahap pertama dalam proses administrasi payroll adalah pengumpulan data karyawan. Pihak terkait akan mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk perhitungan gaji karyawan. 

Data itu mencakup daftar absensi, lembur, tunjangan, insentif, asuransi, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, serta pajak.  Staf payroll adalah orang yang wajib melengkapi data tersebut untuk menghitung gaji secara akurat. 

2. Perhitungan gaji 

Jika sudah memiliki data yang diperlukan, staff payroll dapat melakukan perhitungan gaji.

Perhitungan gaji didasarkan pada kebijakan perusahaan dan aturan pemerintah, khususnya untuk penghitungan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan potongan pajak sesuai PPh 21. 

Tentunya, proses perhitungan gaji tidak dilakukan secara manual, ya! Sistem payroll perusahaan akan otomotatis melakukan tugas perhitungan tersebut.

3. Pembayaran gaji 

Pembayaran gaji melalui rekening tabungan payroll merupakan tahap berikutnya dalam proses ini. Rekening payroll memungkinkan perusahaan untuk mengirim gaji ke banyak rekening karyawan sekaligus secara otomatis.  

Biasanya, payroll bank dilengkapi fitur scheduling. Melalui fitur ini, perusahaan bisa menjadwalkan pengiriman gaji sesuai tanggal yang disepakati. Jadi, risiko telat bayar gaji pun bisa dihindari. 

4. Pelaporan 

Setelah gaji karyawan dikirimkan, proses payroll dilanjutkan dengan pelaporan. Dalam hal ini, perusahaan melaporkan pajak penghasilan yang dipotong dari gaji tiap karyawan. Laporan disampaikan kepada lembaga pemerintah terkait, yakni Dirjen Pajak. 

Selain itu, staff payroll juga wajib memberikan slip gaji atau laporan gaji kepada seluruh karyawan. Kewajiban ini bahkan telah diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2 tentang Pengupahan. 

⁠Komponen Payroll yang Menentukan Gaji Karyawan 

Nyatanya, payroll bukan hanya tentang gaji pokok saja. Sistem payroll juga terdiri dari sejumlah komponen yang diterima oleh karyawan. Komponen ini wajib dicantumkan secara transparan dalam slip gaji. 

Apa saja komponen yang termasuk dalam slip gaji karyawan? Umumnya, komponen payroll dalam slip gaji terdiri dari gaji pokok, tunjangan, lembur, bonus, potongan pajak, serta potongan iuran BPJS. Berikut ini penjelasannya: 

Gaji pokok 

Gaji pokok adalah gaji berjumlah tetap yang diterima karyawan setiap bulan. Nominalnya didasarkan pada kesepakatan antara karyawan dan perusahaan.  

Idealnya, gaji pokok setidaknya mengikuti jumlah upah minimum kota atau kabupaten.

Misalnya, untuk kamu yang bekerja di Kota Semarang, besaran UMK Semarang Kota mencapai Rp 3.243.969,00. 

Tunjangan 

Komponen payroll biasanya juga mencakup tunjangan. Hal itu meliputi kompensasi di luar gaji pokok yang diberikan oleh perusahaan. 

Beberapa bentuk tunjangan dalam contoh rekening payroll adalah tunjangan hari raya (THR), asuransi kesehatan, dan tunjangan transportasi.

Jumlah tunjangan ini akan berbeda untuk setiap karyawan. Sebab, besaran tunjangan bergantung pada beberapa faktor, seperti jabatan dan masa kerja.  

Misalnya, THR seorang manajer biasanya lebih banyak daripada staf. Hal ini karena perhitungan gaji THR didasarkan pada gaji pokok.  

Lembur 

Apabila karyawan kerja lembur, pihak HR perlu menyertakannya pada payroll.

Sesuai dengan undang-undang yang berlaku, perusahaan wajib memberikan upah di luar gaji bersih pokok jika karyawan harus bekerja di luar waktu kerja yang telah ditetapkan.  

Perhitungan gaji lembur juga harus sesuai dengan ketetapan pemerintah. Dengan begini, baik karyawan dan perusahaan bisa saling mendapatkan keadilan dan keuntungan. 

Bonus 

Bonus juga menjadi salah satu komponen dalam contoh payroll. Bonus merupakan pendapatan tambahan di luar gaji pokok dan tunjangan untuk karyawan.  

Biasanya, bonus diberikan jika karyawan berhasil mencapai target atau melakukan pekerjaan dengan baik. Pemberian bonus bisa dilakukan tiap kuarter seperti enam bulan sekali atau  bonus akhir tahun. 

Potongan pajak 

Sistem payroll juga melibatkan potongan pajak sesuai PPh 21. Ketentuan tersebut mengatur pemotongan atas penghasilan yang didapatkan karyawan individu terkait pekerjaan, jasa, jabatan, dan kegiatan.  

Jumlah potongan pajak pada tiap karyawan bisa berbeda-beda. Pastikan kamu memahami dasar pemotongan pajak ini, ya! Jangan sampai salah dalam perhitungannya karena dampaknya bisa besar sekali di akhir tahun. 

Potongan iuran BPJS 

Selain pajak, gaji karyawan juga terkena potongan iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. Dua komponen itu juga wajib dimasukkan pada payroll. 

Penghitungannya harus sesuai dengan peraturan pemerintah dan undang-undang yang berlaku, yaitu: 

1. Peraturan Presiden No. 64 Tahun 2020 tentang Perubahan Kedua atas Perpres No. 82 Tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan.
2. Undang-Undang No. 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional.
3. Undang-Undang No, 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial. 

⁠Kesimpulan 

Payroll adalah metode penggajian karyawan yang bermanfaat bagi perusahaan maupun karyawan.

Pasalnya, sistem payroll memudahkan dalam menghitung gaji karyawan, sekaligus mengirimkannya ke banyak karyawan. 

Sebagai karyawan, kamu perlu memahami sistem payroll untuk mengetahui rincian pengaturan gaji yang menjadi salah satu hakmu. Bagi kamu yang ingin membangun karier di bidang HR, jamu juga perlu memahami sistem payroll.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca
berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di seekMAX dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download  aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Payroll 

1. Apa itu payroll? 
   ⁠Arti payroll adalah sebuah sistem perusahaan untuk membayar gaji para karyawannya. 
   ⁠
2. Di mana payroll dikelola? 
   ⁠Payroll dikelola di departemen HR dan administrasi perusahaan. Biasanya, mereka menggunakan software khusus untuk mengelola payroll. Dalam prosesnya, pihak perusahaan memerlukan rekening payroll bank. Rekening itu digunakan staff payroll untuk mengirim gaji ke seluruh karyawan secara otomatis. 
   ⁠
3. Siapa yang terlibat dalam pengelolaan payroll? 
   ⁠Payroll Staff adalah pihak yang terlibat dalam pengelolaan payroll. Umumnya, mereka tergabung dalam departemen HR perusahaan.