Feedback: Pengertian, Tips Menyampaikan dan Menerima di Tempat Kerja

Feedback adalah hal yang bisa memengaruhi hubungan kerja kamu dan rekanmu di kantor. Lalu, bagaimana cara memberikan feedback, dan apa arti feedback sebenarnya? 

Kegiatan di tempat kerja tidak bisa terpisahkan dari interaksi dengan rekan kerja maupun atasan. Kamu pun harus siap menerima feedback dari manajer atau supervisor kamu. Dan kamu juga harus siap memberikan feedback, saat berhadapan dengan teman setim. 

Pelajari cara memberikan dan menerima feedback dengan baik, karena berpengaruh pada hubungan kerja. 

Agar kamu bisa segera berkembang di tempat kerja. Yuk, simak serba-serbinya di bawah ini! 

• Arti feedback di tempat kerja
• ⁠Jenis-jenis feedback di tempat kerja
• Pentingnya feedback di tempat kerja
• Contoh serta tips menerima dan menyampaikan feedback
• Kesimpulan
• Pertanyaan seputar feedback

Arti feedback di tempat kerja

Pertama, apa itu pengertian feedback? Pada dasarnya, arti dari feedback adalah istilah umpan balik atau masukan.

Spesifiknya, menurut respon KBBI tentang apa itu feedback, istilah ini merujuk kepada hasil penerapan suatu hal yang kemudian menjadi rujukan untuk meningkatkan atau memperbaiki output-nya. 

Esensi dari umpan balik adalah masukan untuk meningkatkan kualitas dari hal yang kita lakukan.

Dalam konteks tempat kerja, umpan balik ini berguna untuk membuat hasil kerja kamu lebih baik. Begitu juga dengan performa serta produktivitas kamu. 

Jenis-jenis feedback di tempat kerja

Berikut ini adalah berbagai jenis feedback yang akan kamu temui di tempat kerja. Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini:

1. Formal feedback

Formal feedback artinya umpan balik yang diberikan pada latar situasi yang lebih resmi. 

Kamu akan mendapatkan feedback jenis ini saat menjalani wawancara kerja. Atau ketika kamu melamar ke sebuah perusahaan.  

Seorang karyawan juga akan menerimanya pada penilaian performa di pertengahan dan akhir tahun.

Isi formal feedback yang kamu terima dari penilaian performa juga lebih detail dan menyeluruh. Sebab, merujuk kepada data performa kamu secara historis. Hal ini sesuai dengan arti dari feedback formal.

2. Evaluative feedback

Ini adalah jenis feedback yang paling sering ditemui dalam berbagai latar profesional. Sebenarnya, apa pengertian feedback yang bersifat evaluatif?  

Evaluative feedback adalah umpan balik yang tujuannya memastikan bahwa kamu mengerti performamu sendiri. Tapi, bukan berarti kamu harus sepenuhnya menyetujui hasil penilaian tersebut.

Berbeda dengan formal feedback, feedback ini punya bentuk yang lebih singkat. Sebab, evaluative feedback hanya terdiri dari skor angka atau huruf. 

Misalnya, kamu bisa saja mendapatkan nilai 1-100, 1-5, atau bahkan A-E bergantung dari performamu.

3. Prescriptive feedback

Lalu, apa arti feedback yang bersifat preskriptif? Feedback ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas kerjamu. Caranya dengan memberi arahan konkret tentang apa yang harus kamu lakukan.

Contoh feedback ini adalah rekomendasi untuk mengikuti kursus pelatihan di perguruan tinggi. Atau, rekomendasi menjalani program mentoring dengan seorang karyawan senior, karena skill kurang memadai.   

Lalu, saran untuk menggunakan elemen tertentu dalam hasil karyamu juga termasuk prescriptive feedback.

4. Descriptive feedback

Tidak semua umpan balik mengandung saran-saran konkret dan spesifik. Terkadang, kamu juga akan menemukan feedback yang bersifat deskriptif, atau descriptive feedback.  

Tapi, descriptive feedback artinya apa? Jenis umpan balik ini hanya menjabarkan apa saja kelebihan dan kekuranganmu secara mendetail.

Jadi, kamu tidak akan menemukan poin tentang langkah yang harus kamu ambil untuk memperbaiki kekurangan tersebut. 

Pentingnya feedback di tempat kerja

Feedback baik adalah hal yang sangat bermanfaat bagi kesuksesanmu di tempat kerja dari berbagai segi. Mengapa demikian? 

Yuk, simak alasan selengkapnya di bawah ini:

1. Mengetahui kesalahan atau kekurangan individu

Fungsi feedback adalah mengidentifikasi kekurangan yang perlu diperbaiki. Hal ini sesuai dengan respon KBBI mengenai apa itu feedback. 

Sebab kekurangan ini dapat merugikan performa profesionalmu, yang akan membuat berkurangnya work-life balance.  

Jadi, dengan melakukan follow up tentang apa saja yang perlu ditingkatkan dari pekerjaanmu, kamu pun bisa semakin berkembang ke arah yang positif dan harapannya bisa meningkatkan kinerja.

2. Meningkatkan produktivitas kerja

Pernahkah kamu kesulitan menyelesaikan banyak tugas penting di tempat kerja? Sampai-sampai melewati tenggat waktu yang ditentukan karena kelemahan dirimu? 

Inilah yang bisa dicegah dengan memberikan feedback dalam komunikasi.  

Sebab kamu jadi bisa mengerjakan lebih banyak hal dalam waktu singkat. Caranya? Ketahui cara memperbaiki kekurangan dirimu dari segi hard skill maupun soft skill.

Tentu hal ini akan meningkatkan kepercayaan dirimu. Dan hal ini bisa membukakan lebih banyak peluang bisnis yang menggiurkan. 

3. Menumbuhkan sikap ingin selalu belajar dari kesalahan

Keinginan untuk selalu belajar adalah salah satu soft skill yang sangat penting untuk menunjang kesuksesan karier dalam jangka panjang. 

Sebab, industri manapun pastinya akan berubah dengan cepat mengikuti perkembangan zaman, sehingga kamu harus bisa selalu beradaptasi. 

Sebagai langkah pertama, kamu dapat memupuk kebiasaan tersebut dengan menjadi penerima feedback dari tempat kerja. Apa alasannya?  

Coba pikirkan bagaimana perasaanmu setelah menerima contoh feedback konstruktif dari atasan. Besar kemungkinan, kamu akan lebih terdorong untuk menerapkan masukan tersebut agar kamu bisa tetap bertahan di tempat kerja. 

4. Mempertahankan kualitas pekerjaan yang sudah baik

Mari kita ingat kembali apa arti feedback yang sesungguhnya: umpan balik untuk meningkatkan kualitas pekerjaan. 

Cara untuk mencapai tujuan tersebut tidak hanya terbatas pada menyoroti bagian yang masih kurang bagus, tapi juga menunjukkan aspek yang sangat memuaskan.  

Dengan mengetahui contoh feedback positif tersebut, kamu akan tahu bagian mana yang harus dipertahankan dari hasil kerjamu agar kualitasnya tetap baik.  

Pada akhirnya, kamu bisa menerapkan skill tersebut dengan efektif di berbagai latar, termasuk di luar ruang lingkup kantor. 

5. Mencegah konflik kerja

Siapapun pastinya tidak ingin mengalami stres di tempat kerja karena pertengkaran hebat dengan atasan atau sesama rekan kerja. 

Misalnya, frustasi akibat rekan kerja yang tidak bisa menyelesaikan tugas dengan teliti atau tepat waktu.

Namun, kamu bisa meredam bibit konflik tersebut dengan feedback karena salah satu manfaat umpan balik adalah peningkatan diri.  

Saat kamu memberikan feedback dengan konstruktif, rekan kerjamu bisa mengetahui apa yang perlu mereka lakukan. 

Hal itu berguna untuk membuat hasil pekerjaan mereka lebih baik tanpa harus merasa tersinggung. Jadi, hubungan kerja pun akan tetap terjaga. 

6. Meningkatkan hubungan antar karyawan

Manfaat lain dari pemberian feedback baik adalah membantu menjaga keharmonisan di lingkungan kerja. 

Sebab, dengan memberikan feedback adalah dengan cara konstruktif dan penuh empati, kamu dan rekan kerjamu akan lebih terdorong untuk saling meningkatkan diri bersama-sama. 

Apalagi, studi dari Tetteh dan Brenyah (2016) telah menunjukkan bahwa budaya yang berbasis keterbukaan terhadap feedback akan membuat pegawai lebih betah di suatu perusahaan. Pada akhirnya, kamu pun akan lebih menikmati pekerjaanmu, dan well-being kamu juga akan meningkat.

Contoh serta tips menerima dan menyampaikan feedback

Fungsi feedback dalam komunikasi di tempat kerja bisa membawa banyak manfaat individual maupun kolektif kalau dilakukan dengan tepat. Lantas, bagaimanakah caranya? 

Tidak perlu bingung! Kamu bisa menyimak berbagai contoh feedback positif untuk rekan kerja dan tips menyampaikannya dengan baik di sini:

1. Pilih waktu memberi feedback yang tepat

Sebelum memberikan feedback kepada rekan kerja atau bawahan, kamu harus menemukan waktu yang tepat agar mereka bisa menjadi penerima feedback yang lebih baik.

Dengan kata lain, pilihlah waktu di saat mereka sedang senggang atau tidak terlalu sibuk. 

Sebaliknya, hindari memberikan feedback ketika lawan bicaramu sedang berhadapan dengan tenggat waktu urgent, mengambil cuti karena alasan tertentu, atau menghadiri rapat karena justru mereka akan terdistraksi. 

Tapi, sebaiknya jangan menunggu terlalu lama hingga kamu memberikan feedback.

Sebab, menurut Gallup, umpan balik akan lebih bermakna kalau kamu menyampaikannya sesegera mungkin setelah lawan bicaramu melakukan kesalahan atau menunjukkan performa yang kurang memuaskan.

2. Arahkan ke tujuan

Tidak menutup kemungkinan lawan bicara yang ingin kamu berikan feedback masih memiliki urusan lain.

Jadi, setelah berhasil mendapatkan perhatian mereka, kamu perlu langsung menyatakan alasan kamu meminta waktu mereka dan gali alasan di balik kekurangan mereka. 

Misalnya, untuk rekan kerja atau bawahan jarang tiba tepat waktu di tempat kerja, kamu bisa menggunakan contoh pengantar ini: “Akhir-akhir ini, saya menyadari kamu sering terlambat datang ke kantor. Apa kamu mengalami masalah di perjalanan menuju kantor?”

3. Beri feedback yang konstruktif dan spesifik

Perlu diingat bahwa yang baik, fungsi feedback adalah bersifat membangun dan merujuk kepada tindakan tertentu alih-alih menyerang karakter pribadi lawan bicara.  

Hal ini juga didukung oleh riset yang diterbitkan di Harvard Business Review pada tahun 2018: feedback negatif dan menyerang justru akan menyurutkan motivasi rekan kerja alih-alih meningkatkan diri mereka.  

Jadi, sebagai solusinya, kamu hanya perlu berfokus pada tindakan yang menurutmu kurang memuaskan.

Masih menggunakan contoh rekan kerja yang sering datang terlambat dari bagian sebelumnya, jangan menghina alasan lawan bicaramu kesulitan tiba di kantor secara tepat waktu.

Sebaliknya, kamu bisa memberikan contoh feedback positif ini: "Saya senang kamu menyukai hobimu, tapi sebaiknya kamu menentukan batas waktu supaya bisa beristirahat yang cukup dan tidak bangun kesiangan.” 

4. Sertakan contoh dan bukti jika ada

Terkadang, lawan bicara bisa saja tidak mengerti kamu sedang merujuk kepada kesalahan mereka yang mana, apalagi kalau mereka sudah melakukannya berulang kali.  

Agar feedback yang kamu berikan lebih spesifik, kamu bisa menyertakan contoh dan bukti dari observasi langsung atau laporan tertulis dari orang lain.  

Dalam contoh feedback positif untuk rekan kerja yang kesulitan membawakan presentasi, kamu bisa mengungkit saat ada klien tertentu yang tidak bisa mengikuti alur penyampaian mereka atau menunjukkan dokumentasi performance review dari periode sebelumnya. 

5. Tawarkan solusi

Menjelaskan kelebihan dan kekurangan dari lawan bicara saja tidak cukup menunjang perkembangan diri mereka.

Bahkan, alasan mengapa descriptive feedback seringkali disertakan berbarengan dengan evaluative feedback, yaitu agar rekan kerja atau bawahanmu bisa mengerti saranmu dengan jelas.

Jadi, di akhir feedback-mu, jangan lupa untuk memberikan solusi yang nyata dan sesuai dengan kondisi lawan bicaramu. 

Dalam kasus kesulitan membawakan presentasi, kamu bisa memberi saran untuk menyempatkan waktu review isi slide dan berlatih berbicara di depan orang lain sebelum jadwal rapat dengan klien. 

6. Jangan diambil hati dan bersikap profesional

Kalau yang memberikan feedback adalah teman kerja atau atasan, apa yang harus kita lakukan? Pertama dan yang paling penting, tenangkan dirimu agar tidak bereaksi secara terlalu emosional. 

Ketahuilah bahwa rekan kerjamu ingin melihatmu berkembang ke arah yang lebih baik, sehingga kamu tetap perlu bersikap profesional. 

Misalnya, di hadapan feedback yang menyoroti kekuranganmu, kamu bisa menunjukkan raut wajah yang serius dan mengangguk sebagai bukti bahwa kamu benar-benar mendengarkan lawan bicara.

7. Terapkan feedback yang didapat

Setelah mendapatkan feedback dari lawan bicara, tunjukkan bahwa kamu memang mengerti dan menerima niat baik mereka untuk melihatmu bertumbuh. 

Caranya, coba terapkan saran yang sudah kamu dapatkan dari lawan bicara secara bertahap dalam kehidupan sehari-harimu. 

Misalnya, agar tidak mengulangi kesalahan mengirimkan hasil pekerjaan yang belum dipoles kepada klien, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan lebih awal agar punya waktu untuk melakukan editing secara mandiri atau meminta masukan dari atasan yang memberimu feedback.

8. Lakukan tindak lanjut

Tips ini berguna kalau feedback adalah dari kamu untuk bawahan atau rekan kerja. Untuk memastikan apakah saranmu sudah cukup efektif atau belum, jangan lupa melakukan follow up terhadap orang yang kamu berikan feedback. 

Sebagai contoh, kamu dapat mengobservasi kinerja orang yang bersangkutan atau menjadwalkan waktu temu singkat di kemudian hari untuk mengecek kabar mereka.

Melalui sesi berkelanjutan ini, kamu akan mengetahui apa saja yang harus dipertahankan dan ditingkatkan dari lawan bicaramu, sehingga terciptalah budaya kerja yang positif.

Kesimpulan

Kini, kamu sudah mengerti feedback artinya apa, cara memberikannya secara konstruktif, dan cara kita memberikan respon atau tanggapan dengan baik.  

Ada alasan bagus mengapa feedback adalah bagian penting dari kehidupan profesional karena dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan diri sendiri, kamu bisa berkembang lebih jauh.  

Jadi, peluangmu mendapatkan promosi atau pekerjaan baru yang lebih baik juga bertambah besar.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan seputar feedback

1. Apa yang dimaksud dengan feedback?
   Sederhananya, fungsi feedback adalah umpan balik yang bisa kamu terima atau berikan berdasarkan reaksi yang dialami.
   ⁠

2. Apa itu feedback dan contohnya?
   Feedback adalah saran yang diberikan kepada orang lain. Tujuannya agar mereka dapat meningkatkan diri. Kamu juga bisa menerima feedback untuk melakukan hal yang sama untuk dirimu.

   Contohnya, saat kamu merasa kecewa dengan rekan kerja yang jarang memberi respon atau tanggapan saat menerima pesan, kamu dapat memberikan mereka saran untuk menyempatkan waktu membalas pesan masuk pada jam tertentu. 
   ⁠

3. Apa itu feedback dalam berkomunikasi?
   Feedback dalam komunikasi adalah reaksi seseorang terhadap pembicaraan atau gestur lawan bicara mereka.
   ⁠

4. Apa yang dimaksud dengan effort dan feedback?
   ⁠Effort merupakan usaha yang kamu kerahkan untuk memberikan feedback sekaligus menerapkannya dalam keseharian, sedangkan feedback adalah saran kepada orang lain.
   ⁠

5. Apa tujuan feedback?
   Fungsi feedback adalah agar orang lain bisa mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan mereka. Sehingga mereka bisa meningkatkan diri lain kali.
   ⁠

6. Apa saja jenis feedback?
   Jenis-jenis penyampaian feedback terdiri dari:
   - ⁠Evaluative (skor kuantitatif)
   - ⁠Formal (diberikan pada latar resmi)
   ⁠- Descriptive (menjabarkan kelebihan dan kekurangan)
   ⁠- Prescriptive (memberikan saran konkret untuk peningkatan diri) 
   ⁠

7. Bagaimana cara menyampaikan feedback yang baik?
   ⁠Cara penyampaian feedback dengan baik, kamu perlu berempati dengan kondisi lawan bicara dulu, baru berfokus pada tindakan spesifik alih-alih keseluruhan karakter pribadinya.   Lalu, sertakan contoh spesifik, dan berikan nasihat yang mempertimbangkan semua elemen tersebut.
   ⁠

8. Apa yang dimaksud dengan zero feedback?
   Zero feedback merujuk kepada umpan balik yang kamu berikan tanpa tujuan yang jelas, sehingga lawan bicara tidak bisa mengerti maksud di balik perkataan, ekspersi, atau gerak-gerikmu.
   ⁠

9. Apa yang dimaksud dengan positive feedback?
   Feedback yang positif lebih menitikberatkan apresiasi atau pujian terhadap keberhasilan orang lain. Biasanya, orang akan lebih menghargai positive feedback daripada feedback negatif.
   ⁠

10. Apakah salah satu contoh feedback positif?
    ⁠“Saya perhatikan kamu sudah mencapai target bulanan secara konsisten dan tidak pernah melewatkan deadline. Saya sangat mengapresiasi kerja kerasmu dan kemampuanmu mengelola waktu dengan baik.”
    ⁠

11. Apa yang menyebabkan proses komunikasi terhambat?
    ⁠Komunikasi di tempat kerja bisa saja terhambat karena lawan bicara bersikap defensif akibat tersinggung, terdistraksi oleh hal lain saat berinteraksi denganmu, atau kesalahpahaman karena kata-kata yang ambigu.
    ⁠

12. Bagaimana jika tidak ada feedback dalam komunikasi?
    ⁠Pertama, kamu bisa melakukan penilaian secara mandiri terhadap kelebihan dan kekuranganmu. ⁠⁠Kedua, cari tahu alasan mengapa lawan bicaramu enggan memberikan feedback. Sehingga kamu bisa memberikan solusi praktis, dan mengungkit hasil evaluasimu di hadapan mereka.
    ⁠

13. Apa itu feedback non-verbal?
    ⁠Jenis Feedback non-verbal adalah umpan balik yang tidak diucapkan secara langsung. Contohnya, seperti feedback dalam bentuk tulisan, gestur tangan, dan ekspresi wajah.
    ⁠

14. Apa manfaat memberi feedback yang konstruktif?
    ⁠Feedback konstruktif akan mendorong lawan bicara untuk terus meningkatkan diri. Dan juga mendorongnya terbuka, karena mereka tidak merasa tersinggung dengan penilaianmu. Jadi, kamu bisa menciptakan budaya kerja yang positif.
    ⁠

15. Bagaimana cara kita menyikapi masukan dan umpan balik?
    ⁠Pertama dan yang paling penting, jaga sikap profesional di hadapan rekan kerja ketika kamu menerima umpan balik. Lalu, kamu bisa tersenyum dan mengatakan ini dengan intonasi yang tenang: “Terima kasih atas masukannya. Saya akan menerapkannya lain kali.”
    ⁠

16. Bagaimana cara menanggapi kritik?
    ⁠Jangan memasukkan kritik dari orang lain ke dalam hati. Tetap tenang dan saring apakah kritik tersebut berdasarkan pengamatan objektif atau tidak. Dari sana, kamu bisa mempertimbangkan apakah kamu perlu menerapkannya atau tidak.