Memahami Berbagai Tingkatan Manajemen Perusahaan
Terdapat beraneka jenis dan ukuran perusahaan dengan beragam manajer yang memangku berbagai jabatan serta tingkatan manajemen dan wewenang yang berbeda-beda. Setiap tingkatan memiliki peran dan tugasnya masing-masing, menghasilkan tenaga kerja perusahaan yang sangat beragam. Departemen sumber daya manusia atau human resource department (HRD) seringkali harus mengemban peranan fasilitator netral sekaligus penasihat untuk menjembatani komunikasi serta menyelesaikan konflik antara berbagai tingkatan hierarki tersebut.
Secara umum, ada tiga tingkatan manajemen dalam sebuah perusahaan; manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat bawah. Di banyak perusahaan, jumlah manajer di setiap tingkatan menyerupai bentuk piramida, dengan banyak manajer tingkat bawah, diikuti oleh lebih sedikit manajer tingkat menengah dan jumlah manajer tingkat atas yang paling sedikit.
Berikut merupakan beberapa karakteristik tiga tingkatan manajemen, tanggung jawab umum mereka serta bagaimana HR dapat membantu setiap tingkatan tersebut:
Manager Tingkat Atas (Top-Level Manager)
Who
Dikenal dengan istilah senior manager, yaitu para manajer yang memegang jabatan seperti Chief Executive Officer (CEO), Managing Director, President atau Chief Financial Officer (CFO)
What
Manajer tingkat atas tidak mengatur langsung kegiatan sehari-hari perusahaan namun mereka membuat keputusan dan menentukan target, strategi, kebijakan dan rencana bisnis perusahaan. Manajer tingkat atas juga bertugas mengerahkan sumber daya eksternal sehingga sebagian besar waktu mereka digunakan untuk menyusun perencanaan dan pengaturan. Mereka juga seringkali diharuskan untuk menyiapkan rencana jangka panjang bagi visi perusahaan dan umumnya memiliki rencana bisnis untuk 5 hingga 20 tahun ke depan.
How
Manajer tingkat atas merupakan individu-individu pemegang otoritas dan tanggung jawab tertinggi sehingga keberhasilan atau kegagalan perusahaan sangat bergantung pada efisiensi dan pengambilan keputusan mereka. Tim HR dapat membantu meninjau rencana bisnis masa depan para manager senior dan menentukan apakah pelatihan pegawai diperlukan untuk mempersiapkan mereka menghadapi tuntutan rencana bisnis perusahaan kedepannya.
Para manajer senior kadang tidak peka akan cara penyampaian yang tepat dalam berkomunikasi. Sebagai tokoh yang bertanggung jawab atas visi misi perusahaan, pesan mereka seringkali mengandung detail penting yang perlu disampaikan secara akurat kepada seluruh pegawai di setiap tingkatan struktur organisasi. Tim HR dapat membantu manajer tingkat atas untuk meningkatkan keterampilan konseptual dan komunikasi mereka melalui edukasi dan penyediaan format, naskah, atau checklist yang bermanfaat bagi aktivitas komunikasi internal perusahaan.
Manajer Tingkat Menengah (Middle-Level Managers)
Who
Manajer tingkat menengah adalah manajer yang melapor kepada manajer tingkat atas, yaitu Kepala Departemen (HOD), Manajer Cabang, Manajer Regional atau Manajer Umum (GM).
What
Secara umum, manajer tingkat menengah bertanggung jawab atas pelaksanaan target atau tujuan yang ditetapkan oleh manajer tingkat atas, yaitu dengan menetapkan target masing-masing departemen / cabang. Manajer tingkat menengah bertugas membantu dan memotivasi manajer tingkat bawah untuk mencapai target bisnis atau memberikan saran dan rekomendasi yang sesuai kepada manajer tingkat atas. Mereka juga dipersiapkan untuk melaporkan perkembangan terbaru atas operasional perusahaan sehari-hari kepada manager tingkat atas.
How
Manajer tingkat menengah merupakan perantara antara manajemen atas dan bawah serta bertugas untuk mengoordinasikan kegiatan semua departemen. Oleh karena itu, tingkatan manajemen ini berpotensi mendapat tekanan tertinggi karena harus terus-menerus memenuhi tuntutan manajer tingkat atas dan kebutuhan manajer tingkat bawah, di saat kebutuhan mereka sendiri terabaikan. Tim HR harus mencari waktu untuk membangun hubungan yang erat dengan manajer tingkat menengah dan selalu siap sedia untuk memberikan dukungan dan bantuan yang mereka butuhkan.
Tim HR juga dapat membantu mencegah terjadinya burnout dengan memberikan pelatihan yang relevan untuk kesenjangan keterampilan, memfasilitasi sesi coaching dan stress management. Selain itu, tim HR dapat membantu manajer tingkat menengah untuk memperluas koneksi internal dan menjalin hubungan kerja yang baik dengan tingkatan lainnya. Hal ini dapat dilakukan dengan memfasilitasi pertemuan pada suasana yang santai, melalui breakfast breaks, sesi lunch-and-learn, atau bahkan happy hours.
Manager Tingkat Bawah (Low-level Managers)
Who
Dikenal pula dengan sebutan manajer lini pertama (first-line managers), yaitu manajer dengan jabatan seperti Shift Supervisor, Operative Officer, Section Officer atau Manajer Kantor (Office Manager).
What
Manajer tingkat bawah bertanggung jawab atas para pegawai yang secara langsung memproduksi produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan. Dengan kata lain, mereka bertanggung jawab atas rutinitas sehari-hari perusahaan. Manajer lini pertama biasanya tidak menetapkan tujuan atau target untuk perusahaan dan umumnya hanya menyampaikan keputusan dan tujuan terbaru yang diberikan oleh manajer tingkat menengah dan atas kepada pegawai mereka masing-masing. Manajer tingkat bawah memiliki wewenang yang terbatas dan berada di bawah wewenang manajer tingkat menengah.
How
Meskipun manajer tingkat bawah memiliki otoritas yang terbatas dibandingkan dengan manajer yang tingkatannya yang lebih tinggi, mereka memiliki pengaruh yang kuat karena mereka berinteraksi langsung dengan sebagian besar pegawai setiap harinya. Oleh karenanya, jika manajer lini pertama berkinerja buruk atau kehilangan motivasi mereka maka akan sangat memengaruhi dan menghambat kinerja pegawai mereka, berujung pada penurunan tingkat produktivitas dan retensi pegawai. Setiap konflik atau masalah kepercayaan serta urusan kinerja yang dihadapi oleh manajer lini pertama harus ditangani dengan segera.
Sebagai pihak yang netral dan departemen yang terus-menerus berurusan dengan pegawai dari seluruh tingkatan manajemen, tim HR dapat menjadi pemecah masalah yang ideal. Tim HR dapat membantu memotivasi manajer tingkat bawah dengan memberi apresiasi atas kerja keras mereka atau melaporkan pencapaian mereka kepada para manajer tingkat atas untuk membantu para manajer tingkat bawah mendapatkan promosi. Tim HR juga merupakan pihak yang ideal untuk membantu menyelesaikan perselisihan dan konflik antara para pegawai dan manajer mereka.
Untuk menangani tenaga kerja yang beragam dengan efektif dan memastikan keseluruhan kegiatan operasional berjalan lancar, penting bagi tim HR untuk memahami sepenuhnya berbagai posisi manajerial di perusahaan mereka. Mungkin awalnya memang sulit, namun pandangan yang relatif idealis ini adalah kunci keberhasilan dalam menciptakan tenaga kerja hierarkis yang mulus dan fungsional dan dapat bersaing dengan baik di tengah pasar yang sulit saat ini.