Bagaimana cara mengukur produktivitas dalam pekerjaan secara efektif?

Satu hal yang semua organisasi sepakati adalah bahwa produktivitas itu penting. Akan tetapi, sementara semua organisasi berusaha untuk meningkatkan produktivitas, sebagian besar kesulitan untuk mengukurnya.

Ada banyak cara untuk mengukur produktivitas. Berikut merupakan daftar cara mengukurnya. Perlu diketahui bahwa daftar ini tidak menyeluruh dan sangat bergantung pada jenis bidang tugas dalam pekerjaan.

Produktivitas penjualan (sales)

Cara paling logis untuk mengukur produktivitas adalah dengan penjualan. Pada akhirnya, penjualan adalah hal yang mengendalikan organisasi. Akan tetapi, waspadalah; metode ini mungkin berhasil untuk karyawan front liner seperti eksekutif penjualan yang pekerjaannya adalah untuk menghasilkan pemasukan. Akan tetapi menerapkan cara ini untuk staf pendukung seperti eksekutif IT mungkin akan menghambat produktivitas. Staff pendukung  seharusnya tidak memiliki kendali akan penjualan. Target penjualan adalah yang paling sering digunakan, tetapi juga dapat menggunakan jumlah penjualan dalam jangka waktu tertentu, jumlah konsumen baru yang didapatkan dan juga biaya per konsumen baru.

Profitabilitas

Walaupun penjualan meningkat, profitabilitas/keuntungan mungkin saja menurun. Hal ini dikarenakan biaya-biaya yang terus bertambah. Oleh karena itu, organisasi yang mengukur produktivitas penjualan harus juga mempertimbangkan untuk mengukur produktivitas dalam hal keuntungan. Produktivitas penjualan dapat diterapkan untuk para individu sementara profitabilitas dapat diterapkan untuk tim/ divisi. Hal ini merupakan cara mengukur seberapa banyak yang bisa dicapai dengan sumber daya/ biaya minimal. Beberapa standar penilaian mencakup margin keuntungan (profit margin), biaya per karyawan dan rasio pendapatan dengan biaya (income-to-cost ratio). 

Kuantitatif

Standar penilaian yang sering diterapkan untuk tugas yang relatif hanya membutuhkan keahlian minimal, seperti pengepakan dan pembungkusan produk, mendistribusikan voucher/kupon kepada para konsumen dan juga jumlah pengiriman produk yang dilakukan ke gudang atau ke para pelanggan. Akan tetapi selalu ada pengecualian. Cara ini juga bisa diterapkan untuk akademik dengan mengukur jumah publikasi penelitian per tahun. Publikasi ditujukan untuk pengecekan tingkat tinggi untuk para professor; sehingga penilaian secara kualitas sudah terukur dengan sendirinya.

Kualitatif

Cara ini paling tepat diterapkan untuk para staf yang tugasnya sangat penting yang berkaitan dengan produk, jasa, dan dalam kasus tertentu operasional. Bagian penjaminan mutu (quality assurance) tentu saja masuk ke dalam penilaian ini, sama halnya dengan staf manufaktur dan insinyur yang merawat bagian mesin. Penilaian-penilaian seperti jumlah kesalahan per jumlah output atau jumlah pelanggan yang puas per minggu/bulan dapat diterapkan. Untuk pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan analisis dan perkiraan, tingkat ketepatan/akurasi dapat diterapkan untuk mengukur produktivitas.

Target Manajemen (management objective)

Mengukur produktivitas berdasarkan tujuan manajemen merupakan cara yang lebih rumit dikarenakan cara ini membutuhkan lebih banyak strategi dan rencana untuk jangka waktu yang lebih panjang. Beberapa contoh misalnya menurunkan biaya sampai 10% sebelum kurun waktu tertentu, memperluas bisnis ke wilayah geografis tertentu, dan meningkatkan kontribusi pendapatan dari suatu bisnis tertentu menjadi 15% dari 5%. Sekilas hal-hal tersebut terlihat seperti hasil kerja yang menentukan penilaian kinerja (performance appraisal). Akan tetapi, semakin tinggi tingkatannya dalam hirarki organisasi, tugas dan cara mengukurnya akan menjadi semakin makro.

Mendorong produktivitas di tempat kerja merupakan tugas yang rumit dan tentunya akan sulit dibedakan dengan meningkatkan produktivitas. Meningkatkan produktivitas lebih berkaitan dengan meningkatkan produktivitas melalui dorongan eksternal seperti langkah pencegahan, negative reinforcement, dan penerapan teknologi untuk menggantikan tenaga kerja manusia. Mendorong produktivitas lebih merupakan usaha-usaha yang dilakukan oleh para pekerja.

Mengelompokkan Pekerja Terbaik

Perusahaan-perusahaan top cenderung mengelompokkan karyawan terbaiknya untuk bekerja sama dalam proyek-proyek yang penting bagi perusahaan. Pertama, produktivitas didorong di area-area yang memiliki dampak paling besar bagi organisasi. Kedua, pekerja terbaik cenderung lebih kompetitif sehingga suatu lingkungan yang kompetitif pun terbentuk dengan sendirinya yang mendukung produktivitas secara positif.

Memberikan keuntungan dan penghargaan yang kreatif (selain dalam bentuk uang) 

Bukan rahasia lagi bahwa karyawan yang bahagia dan puas lebih produktif daripada mereka yang digaji tinggi. Oleh karenanya, dengan menyediakan keuntungan dan penghargaan yang kreatif, para pekerja akan dengan senang hati membalas kebaikan/penghargaan yang diberikan perusahaan.

Menumbuhkan budaya perusahaan yang produktif 

Cara lain adalah dengan menumbuhkan budaya kerja yang produktif. Dengan memilih dan merekrut pekerja terbaik yang sangat termotivasi dan berpikiran objektif, hal ini meningkatkan jumlah pekerja produktif di tempat kerja dan menciptakan lingkungan yang menghargai produktivitas.

Mengukur produktivitas setidaknya sama pentingnya atau lebih penting dari meningkatkan produktivitas. Pengukuran produktivitas yang akurat merupakan bentuk dorongan/dukungan bagi para pekerja. Dengan menyediakan target yang objektif dan dapat diukur, mereka tahu bahwa mereka dinilai dengan adil, dan hasil yang mereka tunjukkan pun sepadan.