8 Tips Efektif Onboarding Karyawan yang Kerja Remote

Pandemi Covid-19 telah menyebabkan perubahan dan penyesuaian situasi dalam bekerja. Karena hal ini, penerapan sistem kerja secara remote sudah tidak lagi asing digunakan oleh banyak perusahaan di berbagai bidang industri di Indonesia. 

Bahkan, pada hasil laporan Mengupas Talent Global edisi kedua, menemukan sekitar 89% responden menginginkan fleksibilitas untuk bekerja dengan konsep hybrid atau kombinasi antara kerja di kantor dan kerja remote. 

Selain sistem kerja hybrid, banyak perusahaan juga mulai memilih untuk mengoptimalisasikan sistem rekrutmen secara online. Mulai melamar melalui e-mail, situs web milik perusahaan, atau job portal seperti JobStreet. Proses rekrutmen ini sepenuhnya dilakukan secara online mulai dari tes kemampuan dasar, wawancara HR, wawancara user, hingga diskusi mengenai kontrak kerja. 

Jika perusahaan Anda memberlakukan sistem rekrutmen dan kerja secara remote, maka langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa kandidat yang diterima mendapatkan proses onboarding atau orientasi karyawan yang berkelanjutan. Yuk, baca lebih lanjut untuk tahu lebih banyak tentang pentingnya onboarding karyawan dan tips untuk melaksanakannya secara online!

Orientasi karyawan baru, pelatihan karyawan, dan onboarding merupakan tiga hal yang berbeda. Orientasi karyawan baru adalah program singkat khusus bagi karyawan baru untuk diperkenalkan dengan kondisi perusahaan secara umum. Mulai dari perkenalan singkat dengan rekan kerja, job desk, dan juga kondisi kerja. Biasanya program ini dilaksanakan selama 1-2 minggu saja.

Sementara itu, pelatihan karyawan merupakan serangkaian kegiatan yang difasilitasi oleh pihak perusahaan, baik bagi karyawan baru atau lama, untuk menambah skills yang akan membantu optimalisasi dalam bekerja. Pelatihan ini dapat dilaksanakan kapan pun sesuai dengan kebutuhan.

Sedangkan program Onboarding karyawan, tujuan utamanya adalah untuk memastikan karyawan baru dapat memahami dan beradaptasi dengan perusahaan secara menyeluruh agar menjamin keberlangsungan pegawai tersebut di perusahaan. Karena itu, biasanya program onboarding dapat berjalan untuk jangka waktu yang panjang, mulai dari 3-6 bulan. 

Masih dari hasil survey yang sama, kami juga menemukan sekitar 68% responden akan memilih untuk menghindari bahkan meninggalkan perusahaan yang tidak sesuai dengan prinsip keberagaman dan inklusi yang dirasa telah menjadi hal yang penting bagi mereka. Jika karyawan merasa tidak nyaman dengan tempat kerja barunya, mereka bisa saja memiliki kecenderungan untuk lebih cepat mengundurkan diri. 

Fenomena yang biasa disebut turnover karyawan ini, jika terus terjadi dapat menyebabkan kerugian bagi keberlangsungan sebuah perusahaan. Jika karyawan baru tidak dapat bertransisi dengan baik, maka perusahaan perlu mengadakan proses perekrutan kembali yang tentunya akan memakan biaya yang lebih banyak. 

Karena itu, peran penting Anda sebagai perekrut sangat diperlukan untuk mengadakan program onboarding yang efisien dan integratif agar para karyawan baru dapat berkontribusi di perusahaan untuk jangka waktu yang lama. Selain untuk menjamin karyawan dapat memahami visi dan misi perusahaan, program ini dilakukan untuk memastikan karyawan baru akan turut aktif dalam komitmen berkelanjutan untuk meraih kesuksesan sebuah perusahaan. 

Karena program ini krusial untuk masa depan perusahaan, pastikan Anda memanfaatkan program onboarding ini untuk membuat kesan pertama yang baik bagi karyawan baru. Dengan melaksanakan program yang terintegrasi dengan baik dan tepat sasaran, performa karyawan baru akan meningkat sehingga proses pencapaian target perusahaan dapat berjalan dengan optimal.

Jika biasanya proses onboarding karyawan dilakukan secara tatap muka langsung, mengadakan program ini secara virtual dapat menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Hal ini karena, Anda perlu membuat strategi yang tepat untuk memaksimalkan ruang virtual atau platform digital agar mereka dapat sepenuhnya berpartisipasi dalam program ini.

Terlepas dari terbatasnya interaksi interpersonal dalam ruang virtual, Anda tetap dapat menjalankan program ini dengan maksimal. Berikut adalah berbagai tips yang dapat Anda aplikasikan agar program onboarding secara online dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan:

1. Merancang program onboarding sesuai kebutuhan Setiap perusahaan memiliki nilai, visi, dan misi yang telah disesuaikan dengan target kesuksesan yang ingin dicapai. Dalam merancang program onboarding karyawan baru, penting bagi Anda untuk mengimplementasikan aspek tersebut ke dalam seluruh rangkaian kegiatannya. 

Selain menerapkan nilai-nilai yang sesuai dengan perusahaan, penting juga untuk membuat target yang jelas. Misalnya, jumlah kegiatan yang akan diadakan dan deskripsi target pencapaiannya, durasi lamanya seluruh rangkaian kegiatan, serta waktu spesifik diadakannya kegiatan tersebut.

Jika rancangan program ini sudah jelas, maka Anda dapat memaparkan keseluruhan timeline dan kegiatan kepada karyawan baru. Dengan penjelasan ini, mereka dapat mengikuti setiap kegiatan yang telah dijadwalkan. Selain itu, mereka juga akan mendapatkan gambaran jelas tentang target pembelajaran yang harus dicapai dalam masa onboarding tersebut.

2. Mulai program onboarding sebelum hari pertama kerja Seringkali, karyawan baru merasa cemas jika langsung menghadapi berbagai rutinitas di tempat kerja pada hari pertamanya. Hal ini karena, mereka masih merasa asing di tempat baru dan masih dalam proses untuk menyesuaikan dirinya. Untuk memastikan mereka memiliki waktu untuk beradaptasi, sebaiknya proses onboarding karyawan dilaksanakan sebelum mereka mulai melaksanakan tanggung jawab kerja yang sebenarnya. 

Sebagai pihak yang melaksanakan program ini, Anda dapat membuat kartu ucapan atau bingkisan digital untuk menyambut karyawan baru. Dalam bingkisan tersebut, Anda juga dapat menyertakan catatan mengenai visi dan misi perusahaan agar karyawan baru dapat mulai mengenal perusahaan.

3. Buatlah karyawan baru merasa nyaman dan diterima Membuat karyawan baru menjadi bagian dari perusahaan memerlukan interaksi interpersonal yang kompleks. Nyatanya, kartu ucapan digital dan e-mail saja tidak cukup karena mereka tidak dapat menggambarkan ekspresi wajah, nada bicara, dan bahasa tubuh Anda. 

Karena itu, salah satu opsi terbaik yang dapat Anda pilih adalah melakukan serangkaian pertemuan secara virtual. Anda dapat memanfaatkan platform seperti Zoom atau Google Meet untuk membangun interaksi lebih dalam secara real time.

Anda dapat memulai pertemuan virtual dengan mengenalkan karyawan baru secara formal pada tim yang ke depannya akan bekerjasama dengan mereka. Kemudian, Anda juga bisa menjadwalkan serangkaian pertemuan secara rutin untuk memastikan interaksi berkelanjutan dapat terbangun. Bahkan, Anda juga dapat menjadwalkan pertemuan kecil secara perseorangan, atau pertemuan besar dengan keseluruhan pihak yang berada dalam perusahaan.

Saat pertemuan virtual, ada baiknya jika topik atau kegiatan yang dilaksanakan bertujuan untuk meningkatkan keakraban antara satu sama lain. Pastikan kegiatan ini dilakukan secara casual atau semi formal agar karyawan baru merasa nyaman dan diterima. Dengan ini, karyawan baru akan lebih proaktif dalam berkontribusi dan menyuarakan pendapatnya ketika mulai bekerja nanti.

4. Berdiskusi untuk mencapai pemahaman bersama Saat onboarding, penting bagi perusahaan untuk memaparkan visi dan misi perusahaan. Selain untuk mengkomunikasikan ekspektasi kerja yang diharapkan perusahaan dari pekerjanya, Anda juga perlu memaparkan sistem dan dinamika kerja yang ada. Apalagi, jika perusahaan menerapkan sistem kerja hybrid atau bahkan full remote.

Setelah pemaparan, pastikan untuk membuka sesi tanya jawab dan diskusi. Hal ini dilakukan untuk mengomunikasikan pendapat, masukan, atau informasi lanjutan mengenai keinginan pihak perusahaan dan karyawan baru tentang menjalani tanggung jawabnya di masa yang akan datang.

Anda juga dapat mengenalkan Employee Value Proposition (EVP) atau benefit khusus yang ditawarkan perusahaan bagi karyawannya yang memiliki keterampilan, kemampuan, atau pengalaman yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Dengan ini, karyawan baru akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang cara terbaik untuk beradaptasi dalam lingkungan kerja.

5. Memberikan fasilitas pelatihan karyawan Selain beradaptasi dengan kultur kerja, karyawan baru juga harus beradaptasi dengan tanggung jawab kerja yang harus mereka penuhi. Jika Anda merasa terdapat karyawan yang dianggap kurang menguasai suatu skill yang dibutuhkan, jangan sampai Anda mengeluarkan mereka begitu saja.

Justru sebaiknya, Anda dapat memberikan fasilitas pelatihan kerja untuk meningkatkan kemampuan karyawan tersebut agar mereka dapat upskilling dan upgrading. Dengan ini, mereka bisa pengembangkan dirinya agar performa mereka dalam bekerja juga semakin maksimal.

6. Mulai dengan proyek dan target sederhana Jika karyawan sudah memahami tanggung jawab kerja dan memiliki kompetensi dasar untuk melaksanakannya, Anda dapat memberi mereka tugas untuk menjalankan proyek sederhana. Tujuannya utamanya adalah, untuk memberikan pengalaman secara langsung tentang berbagai proses yang harus dilakukan agar mereka dapat menyelesaikan proyek tersebut untuk mencapai target yang ditentukan

Karena diadakan secara virtual, pastikan untuk memberikan pengetahuan kepada karyawan baru tentang aplikasi atau software yang biasa digunakan oleh perusahaan untuk optimalisasi kerja. Misalnya, aplikasi yang digunakan untuk memuat jadwal pertemuan, presensi kerja, daftar target yang harus dicapai, platform pengarsipan dokumen, dan lain sebagainya.

7. Menyediakan aktivitas bersama mentor Saat kerja langsung di kantor, seorang karyawan baru dapat bertemu langsung dan bertanya kepada atasannya jika merasa bingung. Namun, karena bekerja secara remote, karyawan baru mungkin akan merasa canggung atau segan jika harus menghubungi rekan kerja ataupun atasannya.

Untuk menghindari hal ini, Anda dapat memasangkan karyawan baru dengan seorang mentor yang dapat membantunya selama proses onboarding berlangsung. Dengan memberikan mentor yang ditunjuk khusus untuk karyawan baru, proses pemberian informasi pekerjaan dapat tersampaikan secara lebih mudah, mendetail, dan efisien.

8. Melakukan evaluasi secara berkala Onboarding merupakan proses yang panjang. Jika tidak ada program evaluasi secara berkala, maka Anda tidak akan mengetahui apakah program ini telah berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Karena itu, penting bagi Anda menjadwalkan waktu khusus untuk mengecek perkembangan dan partisipasi dari karyawan baru dalam program ini. Dalam sesi evaluasi ini, Anda juga dapat memberikan kesempatan bagi para karyawan baru menyampaikan masukan, menceritakan kendala yang dialami, atau bahkan sekadar memberi apresiasi jika partisipasi mereka sesuai dengan ekspektasi perusahaan.

Selain untuk mendapatkan hasil mengenai potensi dan kemampuan para karyawan, saran dan masukan dari mereka juga akan bermanfaat bagi proses merancang dan melaksanakan onboarding karyawan di masa yang akan datang.

Itulah kumpulan tips yang dapat Anda aplikasikan agar program onboarding karyawan secara online dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Bersama JobStreet, Anda dapat menggunakan fitur Laws of Attraction yang akan semakin memudahkan Anda untuk bertemu dengan kandidat yang tepat bagi kesuksesan perusahaan.

Jangan lupa juga untuk mengunjungi laman Talent Search untuk mendapatkan lebih banyak tips perekrutan dan akses ke database talent terbesar di Asia Tenggara. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Sebagai Partner Karier, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karier. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.

Temukan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Kunjungi JobStreet hari ini.

Tentang SEEK Asia SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.

Tentang SEEK Limited SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring , pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.