Whistleblowing: Penerapannya dan Mengapa Itu Penting?

Sebagai HR user profesional, pada satu titik dalam karier Anda, Anda mungkin akan bertemu dengan seorang whistleblower.Whistlebloweradalah individu yang akan datang kepada Anda (sering secara diam-diam)melaporkan kemungkinan kecurangan, aktivitas yang tidak jujur atau kecurangan lainyang dilakukan oleh orang lain di tempat kerja. Pada umumnya, para whistleblower ini akan mencari perlindungan dari tindakan semena-mena atau terdampak konsekuensi buruk karena telah melaporkan kecurangan.

Akan tetapi, laporan 2015 Asia-Pacific Fraud Survey Report, dari perusahaan akuntan Ernst and Young (EY), 45% dari perusahaan yang disurvey di wilayah tersebut mengakui bahwa mereka belum menerapkan hotline whistleblower.Hotline khusus untuk whistlebloweradalah infrastruktur dasar yang dibutuhkan untuk mendorong orang- orang “melakukan tindakan yang benar” dan sering dipandang sebagai salah satu langkah terpenting dalam sebuah perusahaan untuk menunjukkan dukungan mereka terhadap perilaku etis.

Meskipun mungkin benar, hal ini juga sangat tergantung pada apakah hotline ini digunakan secara aktif. Pada laporan yang sama diketahui bahwa hanya 53% dari responden disiapkan untuk menggunakan hotline whistleblower ketika dibandingkan dengan 80% dari responden di laporan 2013 Asia-Pacific Fraud Survey Report. Penurunan signifikan ini adalah akibat dari meningkatnya ketakutan akan “kurangnya perlindungan hukum dan / atau kurang terjaganya kerahasiaan untuk whistleblower”.

Walaupun jika ada undang- undang yang melindungi whistleblower, perusahaan itu sendiri harusmendorong adanya perlindungan yang lebih untuk para whistleblowerkarena whistleblowing adalah elemen kunci dari tindakan anti korupsi di dalam tempat kerja. Mereka adalah orang pertama yang datang dalam bentuk kontak apapun ataupun menyaksikan kejadian seperti pelanggaran undang- undang Negara bagian atau lokal, penagihan barang yang tidak terkirim atau jenis kegiatan keuangan yang curang, yang dapat menyebabkan lebih banyak kerugian untuk perusahaan jika dibiarkan tidak terungkap.

Jadi bagaimana Anda mendorong orang untuk datang dan menggunakan hotline whistleblower saat dibutuhkan dan apa metode yang bisa Anda ambil?
1. Menetapkan kebijakan hotline whislteblowing

Pertama, jika perusahaan Anda tidak memilikinya, mulailah dengan menerapkan kebijakan whistleblowing dan memastikan bahwa setiap karyawan menyadari keberadaannya. Ada banyak cara untuk melakukannya, baik melalu sesi pelatihan karyawan, seminar makan siang atau materi promosi. Karyawan harus diberi tahu tentang langkah- langkah yang tepat yang dapat mereka lakukan dalam melaporkan masalah tersebut. Komponen lain yang harus mereka miliki adalah hotline whistleblower. Untuk hasil terbaik, hotline seharusnya dikelola pihak ketiga yang independen, badan yang tidak berada dalam perusahaan, untuk memastikan anonimitas dan seluruh informasi disimpan dengan kerahasiaan yang ketat.

2. Berikanlah kepercayaan kepada karyawan

Kedua, karyawan Anda harus percaya bahwa kekhawatiran mereka akan ditanggapi secara serius dan isu yang ada akan direspon dan diinvestigasi dengan segera. Pastikan Anda melakukan pembicaraan dan tindakan yang tepat. Karyawan harus diberikan kepercayaan bahwa laporan mereka akan ditangani secara rahasia karena mereka mempertaruhkan posisi mereka untuk menjadi sasaran intimidasi dan pembalasan dari mereka yang terlibat dalam kecurangan tersebut.

3. Menerapkan kebijakan keterbukaan

Dalam hal ini, bagian personalia memainkan peran terbesar dalam memastikan bahwa karyawan mereka aman dan nyaman untuk terbuka dengan masalah apapun. Bagian pesonalia dapat membantu membudayakan etika yang kuat dan menerapkan kebijakan keterbukaan dimana karyawan tidak akan merasa takut untuk melaporkan adanya kecurangan atau meminta saran dari personalia professional. Selain mengikuti kebijakan keterbukaan, Anda bisa memulai dengan menyapa mereka dan menyempatkan waktu untuk bertemu dengan mereka secara teratur untuk membangun tingkat kepercayaan dan hubungan kerja yang sehat yang diinginkan.

4. Gunakan kotak saran anonym

Orang Asia biasanya memiliki budaya yang sangat berbeda dengan orang barat. Kita memiliki kecenderungan untuk tidak berbicara karena takut dihakimi, apalagi menimbulkan rasa takut akan reaksi saat melaporkan tindakan yang mencurigakan. Yang sebenarnya, seperti yang sering terjadi, orang Asia lebih memilih untuk melaporkan suatu masalah secara anonim. Walaupun dilakukan dengan diam- diam terdengar cukup mengerikan, hal ini telah membantu polisi untuk mencegah kejahatan dalam banyak hal. Jadi pertimbangkanlah untuk menggunakan kotak saran anonim di tempat kerja. Sertakanlah formulir yang meminta whistleblower untuk menyertakan bukti yang mendukung atau setidaknya nomer untuk menghubunginya.

Laporan EY tahun 2015 juga menemukan bahwa 80% karyawan enggan bekerja untuk perusahaan yang terlibat dalam segala bentuk korupsi atau penyuapan. Penemuan tersebut seharusnya menjadi pemacu untuk dunia bisnis dan perusahaan untuk meningkatkan kerangka pencegahan kecurangan kohesif. Kegagalan mewujudkannya berati kerugian akan kehilangan karyawan- karyawan potensial, menyebabkan karyawan- karyawan terbaik pergi, yang berakhir dengan banyaknya karyawan yang behenti bekerja dan meninggalkan perusahaan, dan piklanan rekrutmen yang mahal di pasar kerja yang kompetitif.