Panduan dan Contoh Minutes of Meeting yang Wajib Diketahui!

Panduan dan Contoh Minutes of Meeting yang Wajib Diketahui!
Jobstreet tim kontendiperbarui pada 15 November, 2022
Share

Minutes of meetingadalah catatan tertulis resmi dari sebuah kegiatan rapat.Minutes of meeting(MoM) biasanya berisi pernyataan tentang masalah yang dibahas pada saat rapat dan tanggapan atau keputusan terhadap masalah tersebut, serta daftar peserta yang hadir dalam rapat. Isinya bukan catatan kata demi kata (transkrip) dari rapat yang dilakukan, melainkan ringkasan poin-poin penting dari seluruh pembahasan rapat.

Dilansir dari AllBussiness.com , minutes of meetingini penting dibuat setiap rapat. Gunanya adalah untuk perlindungan hukum terhadap keputusan yang diambil saat rapat, menyediakan catatan mengenai detail rapat yang dilakukan, dapat dijadikan tolok ukur kemajuan dari suatu proyek, dan menyatakan kepemilikan dari hasilvote, tugas, dan keputusan.

Minutes of meetingbiasanya dibuat saat rapat dan setelah itu dibagikan ke peserta rapat. Pembuatanminutes of meetingbiasanya dilakukan oleh sekretaris, tapi tidak jarang anggota tim diberi tugas ini juga. Oleh karena itu, sebuah keterampilan penting untuk dipelajari sehingga seseorang dapat menjadi peserta aktif dalam rapat.

Kunci untuk mencatatminutes of meetingsecara efektif terletak pada seberapa baik kamu melakukan persiapannya. Kamu harus memilih alat yang tepat untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan baik. Jika kamu masih pemula, kamu tentu saja akan membutuhkan contohminutes of meetingdan panduan pembuatannya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang diikuti oleh contoh dalam membuatminutes of meetingyang bisa kamu pelajari.

Sebelum Rapat Dimulai

  • GunakanMinutes of MeetingSebelumnya sebagai Referensi atauTemplate

Referensi dibutuhkan untuk mulai menulisminutes of meetingsupaya kamu tahu bagaimana cara penulisannya sesuai dengan kebijakan perusahaan. Jika tidak adaminutes of meetingsebelumnya, mintalah salinan dari sekretaris departemen lain. Tiru format salinan yang sudah kamu dapatkan dan isi judul masalah yang akan dibahas. Setiap perusahaan mungkin memiliki format berbeda dalam pembuatanminutes of meeting, berikut adalah strukturminutes of meetingyang umum digunakan.

  • HeadingNama komite (atau unit bisnis), tanggal, lokasi, dan waktu dimulainya rapat.
  • Peserta–Nama orang yang memimpin rapat beserta nama semua orang yang menghadiri rapat (termasuk tamu) dan mereka yang absen.
  • Persetujuan dariminutes of meetingsebelumnya–Catatan tentang apakahminutes of meetingsebelumnya telah disetujui dan apakah ada perbaikan yang dilakukan.
  • Item tindakan–Laporan tentang setiap topik yang dibahas dalam rapat. Ini dapat mencakup urusan yang belum selesai dari pertemuan sebelumnya. (Untuk setiap item, catat subjek diskusi, nama orang yang memimpin diskusi, dan keputusan apa pun yang mungkin telah dicapai.)
  • Pengumuman–Laporan tentang pengumuman apa pun yang dibuat oleh peserta, termasuk item agenda yang diusulkan untuk pertemuan berikutnya.
  • Pertemuan Berikutnya–Catatan tentang di mana dan kapan pertemuan berikutnya akan diadakan.
  • Waktu selesaiCatatan waktu berakhirnya rapat.
  • Tanda tangan–Nama orang yang membuatminutes of meetingdan tanggal penyerahannya.
  • Tentukan Caramu MencatatMinutes of Meeting

Jika kamu lebih suka pakai cara konvensional, kamu bisa memilih untuk memakai pulpen dan kertas. Namun, jika kamu lebih nyaman pakai cara yang lebih modern, pakailah teknologi yang tersedia seperti laptop, tablet, atauhandphone. Tanyakan juga kepada atasanmu untuk memastikan apakah mereka setuju dengan caramu atau ingin kamu menggunakan cara lain. Jika kamu memilih mencatat menggunakangadget, pastikan bahwa alat pencatatmu bisa berfungsi dengan baik dan bisa langsungbackupfileyang sedang dikerjakan. Siapkan juga pulpen dan kertas untuk berjaga-jaga bila ada masalah teknis.

  • Bacalah Agenda Rapat Terlebih Dahulu

Membaca agenda rapat sebelum mulai rapat akan memberikanmu bayangan tentang apa saja yang akan dibahas saat rapat. Buatlahoutlineberdasarkan agenda rapat yang akan dilakukan. Sisakan ruang-ruang kosong yang cukup untuk menulis pembahasan rapat. Hal ini bisa membuat pekerjaanmu jadi lebih mudah dan bisa membuatmu lebih cepat mencatat.

Virtual Career Fair

Saat Rapat Berlangsung

  • Siapkan Daftar Hadir

Kamu butuh daftar semua peserta yang hadir saat rapat untuk dicatat dalamminutes of meeting. Selain itu, daftar hadir juga dibutuhkan agar kamu bisa mengetahui siapa saja yang datang dan berbicara pada saat rapat berlangsung. Ini juga bisa mencegah situasi canggung ketika kamu tidak tahu nama-nama peserta rapat.

  • Catat Waktu Rapat

Catatlah jam dimulainya rapat hingga jam rapat selesai. Hal ini diperlukan untuk mengetahui berapa lama rapat berlangsung. Selain itu, kamu juga bisa bertugas sebagaitime keeperyang memastikan agar pembahasan tidak molor dan keluar jalur. Kamu bertanggung jawab untuk mengingatkan bahwa ada agenda lain yang belum dibahas dan masih harus didiskusikan.

  • Catat Gagasan Utama Saja

Kamu tidak perlu mencatat semua komentar dan perkataan yang dikatakan oleh peserta rapat. Cukup catat garis besar dan ide-ide utama yang muncul pada pembahasan saja. Perlu diketahui bahwaminutes of meetingsebaiknya dibuat dengan singkat, yang penting poin-poin pentingnya dapat tersampaikan dengan jelas.

Catat juga semua keputusan-keputusan penting yang dibuat pada saat rapat. Jika ada keputusan yang ditunda hingga rapat berikutnya, catat juga hal ini ke dalamminutes of meeting. Kesepakatan dan ketidaksepakatan yang terjadi juga harus kamu catat.

  • Minta Klarifikasi Jika Ragu

Jangan takut untuk meminta klarifikasi atau penjelasan ulang jika kamu ragu tentang apa yang sedang disampaikan saat rapat agarminutes of meetingyang kamu buat berisi informasi-informasi yang benar dan tidakmisleading.

  • Bersifat Objektif

Dalam membuatminutes of meeting, kamu tidak boleh bersifat subjektif dan bias. Semua pembahasan yang dibahas saat rapat harus ditulis apa adanya, kamu tidak perlu memberikan interpretasi terhadap pembahasan tersebut.

Setelah Rapat Selesai

  • RapikanMinutes of Meetingyang Dibuat Selama Rapat

Setelah selesai, segeralah tuliskanminutes of meetingke dalam format yang lebih rapi. Cantumkan tanggal, waktu, dan tempat rapat selanjutnya di akhirminutes of meetingyang kamu buat. Periksa kembali semua ejaan yang ada, pastikan bahwa semua ejaan yang kamu tulis sudah ditulis dengan benar. Jangan lupa untuk menuliskan nama perusahaan, nama-nama dan jabatan peserta rapat, jenis rapat, dan tujuannya. Jangan ragu untuk meminta peserta lain untuk memeriksaminutes of meetingyang telah kamu buat. Mereka akan memberi tahumu jika ada sesuatu yang kamu lewatkan secara tidak sengaja.

  • BuatHighlight

Highlightsemua poin utama yang dibahas pada saat rapat, terutama keputusan-keputusan mengenai suatu kegiatan yang disepakati. Selain itu, berihighlightjuga untuk nama-nama yang ditugaskan untuk keputusan tersebut dan tenggat waktu yang ditetapkan untuk setiap kegiatan. Hal ini membantu agarminutes of meetinglebih mudah dan lebih cepat dibaca.

  • Buat Akses yang Mudah UntukMinutes of Meetingyang Telah Dibuat

Jika kamu membagikanminutes of meetingtersebut sebagai dokumen elektronik di folder jaringan bersama atau di penyimpananonline, kamu juga harus menyertakanfilerapat terkait lainnya di folder yang sama untuk memudahkan orang lain di perusahaan dalam mengaksesfiletersebut.

Di bawah ini adalah contohminutes of meetingyang bisa kamu tiru.

Minutes of Meeting Rapat DireksiPT.  XYZDilaksanakan pada 10 November 2022 melalui Zoom MeetingPeserta:Katherine Cruz, FasilitatorFaith Santos, SekretarisVilma Moreno, Anggota DewanChristopher Romero, Anggota DewanAnton Guevarra, Anggota DewanJuan Dela Cruz, Ketua DewanAbsen:Ramon Pimentel, Anggota DewanLino Romualdez, Anggota DewanWaktu MulaiRapat dimulai pukul 10:00 WIB.Persetujuan AgendaDewan Direksi menyetujui agenda.Persetujuan Minutes of Meeting Minutes of meeting sebelumnya disetujui oleh Dewan Direksi.Pesan Dari Ketua DewanKetua dewan menyampaikan laporannya kepada Dewan Direksi mengenai pencapaian perusahaan belakangan ini, termasuk:Kenaikan laba bersih perseroan sebesar 40% menjadi Rp900 juta.Peningkatan 10% dalam pendapatan operasional sebesar Rp2 milyar.Penyelesaian 5 proyek konstruksi pada termin pertama tahun ini meski di tengah pandemi COVID-19.Ketua dewan kemudian menyatakan forum terbuka untuk membahas agenda rapat.Agenda Rapat:Topik Agenda 1: Persetujuan Anggaran untuk Rencana PemasaranPenyaji: Vilma Moreno, Kepala KeuanganAnggaran untuk rencana pemasaran telah difinalisasi. Vilma Moreno membagikan salinan rincian anggaran kepada Dewan Direksi. Dia membahas setiap item yang ada dalam daftar dan mengklarifikasi setiap masalah yang diangkat. Usulan untuk menerima anggaran didukung dan disahkan.Topik Agenda 2: Persetujuan Kontrak Lelang Proyek La CasaPenyaji: Christopher Romero, Kepala Pengembangan BisnisCristopher Romero discussed the bidding contract for the La Casa Project in Pangasinan. He informed the Board about the projected contract price, project budget, and financial statement. The Board unanimously agreed, and the motion to approve the bid contract was seconded and passed.Cristopher Romero membahas kontrak tender untuk Proyek La Casa. Dia memberi informasi tentang proyeksi harga kontrak, anggaran proyek, dan laporan keuangan. Usulannya menyetujui kontrak penawaran didukung dan disahkan.Agenda Rapat Berikutnya:
  • Memulai kembali proses rekrutmen
  • Persetujuan Anggaran untuk tahun 2021
Waktu SelesaiRapat selesai pada pukul 13:00 WIBNotulis: Faith SantosDisetujui Oleh: Juan Dela Cruz

Nah, itu lah panduan membuatminutes of meetingbeserta contohnya. Membuatminutes of meetingbukanlah tugas yang sulit jika kamu melakukan persiapan yang tepat sebelumnya. Teruslah berlatih dengan menerapkan panduan dan melihat contoh di atas agar kamu bisa lebih andal dalam membuatminutes of meeting.

Jangan lupa update profil JobStreetmu dan cantumkanskillnotulensi atau menulis MoM. Update secara berkala setiap kamu memperoleh pengalaman danskillsbaru sebelum melamar pekerjaan.

Temukan pekerjaan impian yang #BebasDrama di JobStreet!

Kunjungi juga laman Tips Karir untuk lebih banyak informasi dan tips tentang dunia kerja.

Downloadaplikasi JobStreet di Google Play Store atau Apple App Store untuk mempermudah akses JobStreet kapan pun dan di mana pun.

Tentang SEEK di Asia

SEEK adalah grup perusahaan, yang terdiri dari bisnis rekrutmen online, pendidikan, komersial dan nirlaba. SEEK memberikan kontribusi positif pada kehidupan orang banyak dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Australian Securities Exchange, dan menjadi salah satu dari 100 perusahaan terbesar. Di Asia, SEEK beroperasi dengan brand JobStreet dan JobsDB, platform ketenagakerjaan terbesar di Asia dan pilihan utama bagi kandidat dan perusahaan. SEEK menarik lebih dari 500 juta kunjungan per tahun di enam pasar yang dioperasikannya, yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Filipina, Singapura, dan Thailand.

Tentang SEEK Limited

SEEK adalah grup perusahaan, yang terdiri dari bisnis rekrutmen online, pendidikan, komersial dan nirlaba. SEEK memberikan kontribusi positif pada kehidupan orang banyak dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Australian Securities Exchange, dan menjadi salah satu dari 100 perusahaan terbesar. Pada tahun 2022, SEEK diakui sebagai salah satu dari Australia’s Top Ten Places to Work in Tech dalam penghargaan AFR BOSS Best Places to Work. Tahun ini, SEEK merayakan 25 tahun membantu warga Australia menjalani kehidupan kerja yang lebih memuaskan dan produktif.

More from this category: Mencari pekerjaan untukmu

Telusuri istilah pencarian teratas

Tahukah Anda bahwa banyak kandidat yang menyiapkan resume dan meneliti suatu industri dengan menjelajahi istilah pencarian teratas?

Berlangganan Panduan Karir

Dapatkan saran karier dari ahli yang dikirimkan ke kotak masuk Anda.
Anda dapat membatalkan email kapan saja. Dengan mengklik 'berlangganan', Anda menyetujui Pernyataan Privasi Jobstreet.