Menyusun Pesan Auto Reply Terbaik, Beserta Tips dan Contoh

Jobstreet tim konten – diperbarui pada 31 August, 2023

Ketika sedang cuti atau sedang tidak berada di kantor karena alasan apa pun, tentunya kamu ingin membatasi komunikasi terkait pekerjaan. Namun, bagaimana jika kamu tetap dihubungi soal pekerjaan? Salah satu solusinya adalah dengan meninggalkan pesan pemberitahuan kepada rekan kerja, klien, dan kolega lainnya agar mereka mengetahui bahwa kamu sedang tidak bisa dihubungi terkait pekerjaan melalui pesan otomatis atauauto reply.

Jadi, sebelum meninggalkan kantor jangan lupa untuk menulis pesan pemberitahuan cuti. Berikut adalah beberapa tips dan contoh menulis pesan otomatis yang tepat dan terstruktur yang bisa kamu gunakan sebagai referensi!

Apa itu pesan auto reply?
Informasi yang dicantumkan dalam pesan auto reply
Tips membuat pesan auto reply yang tepat
Contoh pesan auto reply di berbagai situasi
Panduan menyusun pesan auto reply yang profesional
Pelajari tips seputar karier di JobStreet!
FAQ

Apa itu pesan auto reply?

Pesanauto replyadalah pesan yang kamu atur dan kirim kepada siapa pun yang menghubungi kamu melaluiemailatau saluran komunikasi lainnya saat kamu sedang cuti atau tidak berada di kantor. Biasanya pesan ini berupatemplateyang sudah disiapkan sebelumnya.

Tujuan dari pesan ini tidak hanya untuk memberi tahu orang-orang bahwa kamu sedang tidak berada di kantor, tetapi juga memberi tahu pengirim bahwa kamu tidak dapat merespons dengan cepat. Lewat pesan ini kamu juga bisa memberikan solusi atau alternatif untuk penerima pesan jika ada urusan pekerjaan yang sifatnya mendesak.

Pesan otomatis digunakan dalam berbagai situasi, termasuk saat cuti, liburan, atau ketika sedang bekerja dari lokasi lain. Selain itu, pesan ini juga dapat digunakan ketika ada perubahan jadwal yang tidak terduga atau saat kamu menghadiri acara penting sehingga tidak bisa hadir dan bekerja dari kantor. Dengan mengaktifkan pesan otomatis, orang lain akan bisa memahami jika kamu tidak merespons dengan cepat atau tidak hadir pada saat jam kerja.

Informasi yang dicantumkan dalam pesanauto reply

Sebuah pesan otomatis yang efektif harus mencakup beberapa komponen penting, seperti:

Informasi tanggal cuti/ketidakhadiran

Sampaikan informasi tentang tanggal mulai dan berakhirnya cuti/ketidakhadiran kamu supaya penerima pesan bisa mengetahui sampai kapan kamu tidak bisa merespons. Periksa kembali rentang waktu cuti/ketidakhadiran yang sudah kamu tulis, jangan sampai terjadi kesalahan karena bisa menimbulkan kesalahpahaman yang berakibat fatal.

Alasan ketidakhadiran

Tulis keterangan singkat yang menjelaskan alasan ketidakhadiran kamu dalam jangka waktu tersebut. Misalnya, kamu bisa menulis bahwa kamu sedang mengambil cuti pribadi, liburan, atau sedang mengikuti kegiatan di luar kantor.

Alternatif kontak yang dapat dihubungi

Sebelum cuti atau harus meninggalkan kantor untuk sementara waktu, biasanya pekerjaan yang kamu pegang akan dialihkan ke rekan kerjamu. Berikan kontak rekan kerja kamu sebagai alternatif yang dapat dihubungi dalam keadaan mendesak atau jika mereka membutuhkan bantuan dalam jangka waktu yang singkat. Pastikan juga rekan kerjamu sudah tahu bahwa dia akan menggantikan posisimu untuk sementara, dan pastikan kamu memilih orang yang tepat dan memahami posisi dan tanggung jawab pekerjaanmu.

Salam penutup

Terakhir, pastikan untuk memberikan salam penutup seperti ucapan terima kasih atas pengertian yang diberikan terkait kondisi yang kamu jelaskan, tentunya dengan tutur bahasa yang sopan.

Dengan memahami definisi dan tujuan pesan otomatis, kapan waktu yang tepat untuk menggunakannya, dan komponen-komponen apa saja yang harus diperhatikan ketika menulisnya, kamu bisa dengan efektif mengomunikasikan alasan ketidakhadiran kamu di kantor pada jangka waktu tertentu.

Tips membuat pesanauto replyyang tepat

Sebelum mulai menulis, JobStreet punya beberapa tips yang bisa dijadikan acuan untuk menyusun kerangka pesan otomatis yang bisa kamu gunakan ketika kamu berhalangan hadir di kantor:

Utamakan kejelasan

Karena pesan ini bersifat otomatis dan tidak diucapkan secara lisan, maka kejelasan adalah hal paling utama dan penting yang harus diperhatikan.

Pertahankan maksud yang ingin disampaikan dengan menggunakan kalimat yang jelas.

Hindari penggunaan kalimat yang terlalu rumit dan berbelit-belit yang bisa membingungkan penerima pesan.

Hindari penggunaan istilah teknis atau jargon supaya pesan yang disampaikan dapat dimengerti dengan mudah oleh siapa pun yang membacanya, tidak terbatas hanya bagi sebagian orang saja.

Pastikan kamu sudah mencantumkan informasi yang relevan seperti tanggal dan kontak alternatif yang bisa dihubungi.

Sampaikan dengan singkat

Selain harus jelas, pastikan kamu juga menulis pesan dengan singkat danto-the-pointke maksud dan tujuan penerima menerima pesan ini.

Pastikan kamu sudah menentukan alasan atau inti dari pesan yang ingin kamu tulis.

Tulis pesan secara ringkas dengan menghindari pengulangan informasi yang tidak perlu.

Gunakanbullet pointsuntuk menyampaikan informasi agar lebih mudah dibaca dan lebih cepat dipahami.

Hindari memberikan detail yang tidak diperlukan atau detail yang terlalu panjang lebar. Kamu bisa fokus pada informasi yang relevan saja.

Dengan begitu, pesan akan cepat dan mudah dicerna oleh penerima tanpa memakan banyak waktu atau menyebabkan kebingungan yang tidak diperlukan.

Pertahankan citra profesional

Profesionalisme adalah salah satu faktor penting yang harus dicerminkan ketika kamu menyusun pesan otomatis untuk menyampaikan bahwa kamu berhalangan hadir dalam jangka waktu tertentu. Hal itu bisa dicapai melalui:

Penggunaan gaya bicara yang tepat dalam pesan yang kamu tulis. Misalnya, kamu bisa menghindari bahasa yang terlalu formal atau juga terlalu santai.

Pastikan bahwa penggunaan bahasa sesuai dengan konteks dan lingkungan kerja.

Penggunaan tata bahasa dan tanda baca bisa mencerminkan tingkat profesionalitas seseorang. Hindari penggunaan emoji dan emotikon saat menyampaikan hal yang serius dalam ranah profesional.

Dengan menjaga tingkat profesionalisme yang tepat dalam pesan otomatis yang kamu kirim, kamu sekaligus memperlihatkan bahwa komunikasi tersebut penting dan informasi yang kamu sampaikan bisa dipercaya.

Sesuaikan pesan dengan penerima

Terkadang, kamu perlu mengirimkan pesan informasi cuti kepada pihak tertentu secara khusus sehingga kamu tidak bisa menggunakanauto replyyang ditujukan ke semua orang yang menghubungi kamu. Dalam konteks ini, pesan yang dipersonalisasi bisa digunakan dengan memperhatikan beberapa hal berikut:

Sapaan: menyebutkan nama penerima pesan akan menunjukkan perhatian khusus dan membuat pesan yang disampaikan menjadi lebih pribadi.
Penggunaan nada bahasa: hal ini penting diperhatikan karena penggunaan bahasa yang terlalu formal akan menimbulkan kesan dingin, tetapi penggunaan bahasa yang terlalu ramah juga bisa merusak kesan profesional. Sesuaikan nada dengan penerima pesan yang dituju.
Menunjukkan apresiasi: tunjukkan sikap positif kepada penerima pesan. Kamu bisa menyampaikan rasa terima kasih atas pemahaman dan kerja sama mereka.
Berikan solusi: pastikan untuk selalu mencantumkan informasi kontak yang diperlukan seperti nomor telepon atau alamatemailalternatif yang bisa dihubungi oleh penerima pesan jika ada kebutuhan mendesak atau pertanyaan lebih lanjut.

Perlu diingat, walaupun pesan ini tidak diucapkan secara langsung, penerima yang akan membaca pesan kamu tetaplah individu yang punya ikatan emosional. Poin-poin di atas perlu diperhatikan agar pesan otomatis yang kamu tulis terasa lebih manusiawi sekaligus menjaga ikatan emosional yang kamu punya dengan penerima pesan.

Sisipkan humor yang tepat

Penggunaan humor memang dibutuhkan di beberapa kesempatan tertentu untuk menyegarkan situasi apa pun, termasuk saat menulis pesan otomatis ketika memberitahukan bahwa kamu berhalangan hadir di kantor. Tapi, perlu diingat bahwa penerapannya harus tepat dan bijak, misalnya:

Tahu batasan: terlalu banyak menggunakan humor akan memberi kesan bahwa pesan yang ingin kamu sampaikan tidak serius.
Sesuai konteks: pastikan penempatan humor masih ada dalam ranah profesional dan tidak menyinggung atau mengandung sarkasme untuk menghindari terjadinya salah paham.
Gunakan humor positif: pastikan humor yang dimaksud adalah humor yang bertujuan untuk meringankan suasana, bukan untuk merendahkan pihak tertentu.

Menyisipkan humor dalam pesan otomatis yang kamu tulis dengan tepat bisa menambahkan kesan lebih akrab dan ramah terhadap penerima pesan.

Contoh pesan auto reply di berbagai situasi

Berikut adalah beberapa contoh yang bisa kamu jadikan referensi untuk menulis pesan otomatis yang memberitahukan bahwa kamu berhalangan untuk hadir kerja.

Cuti tahunan

Terdapat dua contoh berbeda untuk pesan otomatis yang bisa kamu tulis untuk cuti tahunan, baik itu untuk keperluan istirahat dari pekerjaan, liburan, ataupun acara pribadi.

Contoh pertama menunjukkan kesan singkat dan langsung ke poin yang ingin disampaikan dengan memberikan informasi dasar tentang alasan ketidakhadiran, sekaligus langsung memberikan kontak alternatif yang dapat dihubungi.

Contoh 1: Pesan singkat dan sederhana

Halo,

Terima kasih telah menghubungi saya. Mohon maaf, saat ini saya tidak bisa merespons secara langsung. Saya sedang menjalani cuti tahunan dan akan kembali pada tanggal [tanggal kembali]. Selama saya cuti, jika ada hal penting terkait [nama pekerjaan] atau [hal yang bersangkutan dengan pekerjaan], silakan hubungi [nama rekan kerja yang bisa dihubungi] melalui [alamatemailatau kontak rekan kerja].

Terima kasih atas pengertiannya. Saya akan segera menghubungi ketika saya kembali bekerja.

Salam,

[Nama Kamu]

Sementara itu, contoh kedua bersifat lebih terperinci dan informatif dengan menyertakan tanggal-tanggal cuti, penjelasan tentang akses yang terbatas, dan menyertakan informasi lebih lanjut tentang kontak darurat yang bisa dihubungi.

Contoh 2: Pesan terperinci dan informatif

Halo,

Terima kasih telah menghubungi. Saya ingin menginformasikan bahwa saat ini saya sedang menjalani cuti tahunan dan akan absen mulai tanggal [tanggal mulai] hingga [tanggal berakhir]. Selama periode ini, saya memiliki akses terbatas ke email dan pekerjaan, sehingga tidak dapat merespons pesan atau email dengan cepat.

Jika ada keperluan mendesak yang perlu segera ditangani, mohon hubungi [nama dan kontak alternatif yang dapat dihubungi] yang akan membantu saya berkomunikasi selama cuti.

Terima kasih atas kesabaran dan pengertiannya selama saya tidak bisa hadir. Saya akan kembali menjalankan tugas pada tanggal [tanggal kembali] dan akan merespons pesan ini secepat mungkin di tanggal tersebut.

Salam,

[Nama Kamu]

Perjalanan dinas

Sebelum kamu berangkat untuk menjalankan perjalanan dinas, pastikan kamu sudah menyiapkan pesan otomatis supaya ketidakhadiranmu tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Terdapat dua contoh berbeda yang bisa kamu jadikan referensi.

Contoh 1: Pesan dengan memberikan kontak kantor

Halo,

Terima kasih telah menghubungi saya. Saat ini saya sedang melakukan perjalanan dinas dan akan kembali ke kantor pada tanggal [tanggal kembali]. Jika ada hal mendesak dan membutuhkan peran saya di kantor, silakan hubungi [nama dan kontak alternatif yang dapat dihubungi] yang akan membantu komunikasi terkait pekerjaan [sebutkan nama divisi atau tim].

Mohon maaf jika saya tidak bisa merespons pesan secara langsung selama masa dinas. Saya akan merespons pesan sesegera mungkin setelah saya kembali ke kantor.

Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat saya,

[Nama Kamu]

Berikut adalah contoh pesan otomatis lainnya yang bisa kamu jadikan referensi yang menjelaskan keadaan tertentu ketika kamu sedang dalam perjalanan dinas:

Contoh 2: Pesan dengan informasi keterbatasan akses

Halo,

Terima kasih telah menghubungi saya. Saat ini saya sedang dalam perjalanan dinas. Selama saya melaksanakan tugas ini, akses saya ke email dan komunikasi lainnya terbatas. Oleh karena itu, mohon maaf jika saya tidak dapat merespons pesan apa pun dalam waktu yang singkat.

Jika ada kebutuhan mendesak atau hal yang memerlukan perhatian dengan segera, mohon hubungi [nama dan kontak alternatif yang bisa dihubungi] yang akan siap membantu dengan senang hati.

Saya akan kembali ke kantor pada [tanggal kembali] dan akan segera merespons pesan begitu saya kembali bisa mengakses email dan komunikasi lainnya.

Terima kasih atas pengertian dan kesabarannya.

Hormat saya,

[Nama Kamu]

Cuti medis

Kesehatan merupakan hal yang tidak bisa diprediksi. Oleh karena itu, sangat penting bagi kamu untuk selalu siap dalam menghadapi hal-hal yang tidak terduga.

Ketika kamu jatuh sakit dan diharuskan untuk mengambil cuti medis, ada baiknya kamu sudah mempersiapkan pesan otomatis yang dapat memberitahu rekan kerja bahwa kamu akan berhalangan hadir dalam jangka waktu tertentu.

Berikut adalah dua contoh yang bisa kamu jadikan referensi dalam penulisan pesan otomatis jika kamu ingin memberitahukan perihal cuti medis.

Contoh 1: Pesan singkat dan profesional

Halo,

Terima kasih telah menghubungi saya.

Saat ini saya sedang menjalani cuti medis dan kemungkinan baru akan bisa kembali bekerja pada [tanggal kembali]. Selama ketidakhadiran saya, mohon maaf jika saya tidak dapat merespons pesan terkait pekerjaan dengan segera. Jika ada hal mendesak, silakan hubungi [nama dan kontak alternatif yang dapat dihubungi] yang akan segera membantu Anda.

Saya akan segera menghubungi begitu saya kembali bekerja.

Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat saya,

[Nama Kamu]

Contoh 2: Pesan cuti medis yang informatif

Halo,

Terima kasih telah menghubungi saya.

Saya ingin menginformasikan bahwa saat ini saya sedang dalam cuti medis. Saya tidak bisa merespons pesan,email, atau telepon dari tanggal [tanggal mulai] hingga [tanggal berakhir] karena selama periode ini saya diminta untuk fokus pada pemulihan dan perawatan medis yang saya butuhkan.

Jika ada kebutuhan mendesak atau pertanyaan terkait pekerjaan yang membutuhkan jawaban langsung, mohon hubungi [nama dan kontak alternatif yang dapat dihubungi] yang akan menggantikan saya untuk sementara waktu.

Terima kasih atas pengertiannya. Saya harap saya dapat kembali bertugas sesegera mungkin dan merespons pesan ini setelah saya pulih sepenuhnya.

Salam,

[Nama Kamu]

Keadaan darurat yang berhubungan dengan keluarga

Tentunya, kehidupan kamu tidak hanya berputar di sekitar pekerjaan saja. Terkadang, siapa pun bisa menghadapi keadaan mendesak yang melibatkan persoalan pribadi, seperti masalah keluarga yang tidak dapat diprediksi.

Dalam situasi seperti ini, penting bagi seorang pekerja untuk memiliki persiapan dengan menyediakan pesan otomatis untuk rekan kerja yang tujuannya memberi tahu bahwa kamu tidak dapat hadir karena alasan tersebut.

Berikut adalah beberapa contoh yang dapat kamu jadikan referensi dalam penulisan pesan otomatis terkait kebutuhan darurat pribadi.

Contoh 1: Pesan singkat dan tulus

Halo,

Terima kasih telah menghubungi saya.

Saat ini saya sedang menghadapi keadaan darurat keluarga yang cukup mendesak. Karena itu, saya tidak dapat merespons pesan yang berhubungan dengan pekerjaan dalam waktu yang cepat.

Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan terima kasih atas pengertian yang diberikan dalam situasi ini.

Saya akan segera menghubungi kembali begitu situasi keluarga yang sedang saya hadapi sekarang teratasi.

Salam,

[Nama Kamu]

Contoh 2: Pesan dengan permintaan dukungan dan pengertian

Halo,

Terima kasih telah menghubungi saya.

Saya ingin menginformasikan bahwa saat ini saya sedang menghadapi keadaan darurat yang melibatkan keluarga saya sehingga membutuhkan perhatian saya secara langsung.

Mohon maaf yang sebesar-besarnya jika saya tidak bisa merespons pesan terkait pekerjaan dengan segera. Namun, jika Anda membutuhkan bantuan dengan segera atau memiliki pertanyaan yang memerlukan tanggapan cepat terkait pekerjaan, mohon hubungi [nama dan kontak alternatif yang dapat dihubungi] yang akan memberikan bantuan selama saya berhalangan hadir.

Saya sangat menghargai pengertian dan dukungan yang diberikan dalam situasi ini. Saya akan mengusahakan untuk merespons pesan terkait pekerjaan secepat mungkin setelah persoalan keluarga yang saya hadapi teratasi.

Salam,

[Nama Kamu]

Panduan menyusun pesan auto reply yang profesional

Untuk memastikan kelancaran mempraktikkan komunikasi saat kamu berhalangan untuk hadir, ada beberapabest practiceyang bisa diikuti ketika ingin menerapkan pesan otomatis.

Atur waktu

Pastikan kamu sudah menyiapkan pesan ini dengan waktu yang cukup sebelum meninggalkan kantor sehingga pesan yang sudah diatur akan aktif secara otomatis saat kamu tidak bisa hadir.

Kontak alternatif

Jangan sampai ketidakhadiran kamu membuat kesalahpahaman atau miskomunikasi di kantor. Selalu sediakan kontak alternatif yang bisa membantu rekan kerja atau klien untuk tetap dapat menghubungi ketika ada keadaan penting yang harus ditangani tim kamu.

Estimasi waktu respons

Penting untuk kamu memberi kejelasan tentang kapan kamu akan merespons kembali pesan yang kamu terima ketika kamu sedang berhalangan hadir. Dengan begitu, kamu bisa menghindari kekecewaan atau kebingungan dari pihak lain.

Hindari informasi yang bersifat sensitif

Pastikan pesan yang dikirimkan tidak mengandung detail pribadi atau informasi yang bersifat konfidensial. Kamu cukup memberikan gambaran umum tentang alasan cuti atau tidak hadir bekerja.

Pelajari tips seputar karier di JobStreet!

Pada dasarnya, dalam dunia kerja yang semakin kompetitif, menjaga hubungan profesional dengan rekan kerja, klien, dan mitra bisnis adalah kunci keberhasilan. Dengan menulis pesan otomatis yang efektif, kamu bisa memastikan bahwa komunikasi tetap berjalan lancar selama kamu berhalangan hadir di kantor tanpa menimbulkan kebingungan atau bahkan permasalahan lainnya.

Sekarang, kamu bisa mencoba menulis pesan otomatis untuk cuti berdasarkan tips dan contoh yang dijelaskan di atas. Ingat, komunikasi yang tepat bisa membantu kamu untuk meningkatkan profesionalisme dalam dunia kerja. Kamu juga bisa menemukan tips seputar karier lainnya di JobStreet!

Agar kamu selalu dekat dengan kesuksesan karier kamu, tetaplah terkoneksi bersama kami kapan pun dan di mana pun dengan mengunduh aplikasi JobStreet melalui Google Play Store atau Apple App Store.

FAQ

Hal apa saja yang harus saya sertakan dalam pesan otomatis?
⁠Dalam pesan otomatis, sebaiknya sertakan informasi tentang tanggal kamu berhalangan hadir, kontak alternatif yang dapat dihubungi, dan perkiraan kapan kamu akan merespons kembali.
⁠
Seberapa panjang pesan otomatis yang ideal?
⁠Pesan otomatis yang ideal sebaiknya singkat, jelas, dan tidak terlalu panjang. Usahakan untuk menyampaikan informasi yang diperlukan secara padat dan tidak bertele-tele.
⁠
Bolehkah saya menggunakan humor dalam pesan otomatis yang saya kirim?
⁠Penggunaan humor dalam pesan otomatis tergantung pada konteks dan budaya perusahaan tempat kamu bekerja. Pastikan humor yang digunakan tetap sopan dan sesuai dengan tempatnya.
⁠
Bolehkah saya menyertakan akun media sosial pribadi saya dalam pesan otomatis?
⁠Jika relevan dengan konteks dan sesuai dengan kebijakan perusahaan, kamu bisa menyertakan akun media sosial pribadi sebagai sarana alternatif untuk dihubungi.
⁠
Sebaiknya berapa lama saya perlu menyiapkan pesan otomatis sebelum cuti?
⁠Idealnya, pesan otomatis sebelum cuti disiapkan 1 sampai 2 hari sebelumnya. Tujuannya untuk memberikan kesempatan kepada rekan kerja atau klien untuk mengetahui dan menyusun rencana pekerjaan dengan baik sebelum kamu berhalangan hadir.