Staff PPIC: Ini Tugas, Tanggung Jawab, dan Keahliannya!

Image by DC Studio on Freepik 

Setiap struktur organisasi pasti membutuhkan seseorang yang mampu mengelola perencanaan produksi dan inventaris. Nah, staff PPIC adalah orang yang tepat untuk menjalankan tugas tersebut.

Sebab, dilansir dari Wall Street Journal, kondisi rantai pasokan bisnis akan lebih gampang terganggu akibat tegangnya situasi geopolitik saat ini.

Bahkan, masalah tersebut akan berlanjut dalam jangka panjang. Jadi, bisa dikatakan ahli PPIC yaitu pekerja yang banyak dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengatasi hal tersebut.

Tapi, sebenarnya apa itu PPIC, dan bagaimana cara memulai karier di bidang ini? Yuk, simak sampai tuntas!

• Apa itu PPIC?
• Apa itu staff PPIC?
• Tujuan PPIC dalam perusahaan
• Inilah tugas PPIC
• Jobdesk PPIC
• Gaji PPIC
• Syarat menjadi PPIC dan keahliannya
• Kesimpulan dari apa itu PPIC
• Pertanyaan seputar staff PPIC

Apa itu PPIC? 

Dalam struktur organisasi menurut Netsuite, PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control yang berarti perencanaan produksi dan kontrol terhadap stok barang di gudang.

Sesuai dengan kepanjangan PPIC, peranannya merupakan kombinasi dari divisi produksi dan pemasaran di struktur organisasi.

Jadi, kalau dirangkum, peranan utama bagian PPIC untuk menghasilkan produk dari bahan baku sesuai dengan kebutuhan promosional usaha.

Apa itu staff PPIC? 

 Staff PPIC adalah pekerja yang tergabung dalam divisi PPIC untuk mempersiapkan tugas produksi.

Beberapa cara kerja staff PPIC adalah dengan memastikan ketersediaan bahan baku sebuah produk tetap cukup. Dengan demikian, kegiatan produksi perusahaan pun tetap lancar.

Untuk memenuhi tugas tersebut, seorang staff PPIC akan berkoordinasi dengan tim pemasaran dan mencari tahu kuantitas barang yang dibutuhkan.

Tujuan PPIC dalam perusahaan 

Lalu, mengapa PPIC termasuk elemen yang penting dan harus ada dalam perusahaan? Berikut adalah berbagai alasannya:

1. Menurunkan pengeluaran untuk stok barang

Tim PPIC harus mampu merencanakan jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk mencegah pemborosan. Sebab, bisa saja barang jual yang diproduksi tidak terjual habis, dan bahan bakunya kedaluwarsa karena disimpan terlalu lama.

Maka dari itu, salah satu tugas PPIC adalah membuat estimasi volume pemesanan dan produksi agar tidak ada bahan baku yang sia-sia terbuang.

Jika tidak ada bahan baku yang sia-sia terbuang, perusahaan bisa menekan pengeluaran dari produksi sekaligus memaksimalkan keuntungan penjualan secara bersamaan.

2. Menekan pengeluaran tenaga kerja

Pengeluaran sebuah perusahaan tidak hanya berasal dari pembelian bahan baku untuk keperluan produksi.

Justru, berdasarkan penemuan dari Gartner, sebuah perusahaan bisa menghabiskan rata-rata uang ribuan dolar - setara dengan puluhan juta rupiah - untuk merekrut dan mempertahankan satu pegawai.

Tentunya, hal ini bisa mengurangi sebagian besar dana perusahaan. Maka dari itu, PPIC berperan untuk menekan pengeluaran tenaga kerja dengan memperkirakan volume produksi sesuai tren dan kebutuhan tim marketing.

Pada akhirnya, perusahaan pun tidak perlu mencari terlalu banyak pegawai untuk memenuhi kebutuhan produksi, sehingga penggunaan dana juga lebih efisien.

3. Menjamin bahwa alokasi anggaran untuk produksi tepat sasaran

Dalam proses pengawasan dan pengendalian, PPIC memantau pelaksanaan rencana produksi dan pengeluaran anggaran secara terus-menerus.

Dengan kata lain, semua orang yang tergabung dalam tim tersebut harus mengidentifikasi risiko penyalahgunaan uang dan barang, serta mengambil tindakan korektif jika diperlukan.

Selain itu, staff PPIC juga akan melakukan evaluasi kinerja dengan menganalisis data hasil produksi dan penggunaan anggaran.

Lalu, staff PPIC melihat pos pengeluaran mana yang melebihi sumber dana dan membuat rencana untuk menguranginya.

4. Meningkatkan Return on Assets (ROA)

Dengan merencanakan dan mengendalikan proses produksi dengan baik, PPIC membantu perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan aset-asetnya.

Contohnya, melalui pengaturan jadwal produksi yang tepat, pengelolaan persediaan yang efisien, dan penggunaan sumber daya lainnya dengan optimal.

Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan ROA-nya, menghasilkan nilai tambah dari aset yang dimiliki, dan memperoleh lebih banyak keuntungan.

Baca Juga: Wajib Tahu! Ini 10 Perusahaan dengan Gaji Terbesar di Indonesia! 

Inilah tugas PPIC 

Image by DC Studio on Freepik 

Departemen PPIC harus melakukan banyak hal untuk memenuhi tujuan pada bagian sebelumnya.

Beberapa tugas PPIC adalah sebagai berikut:

Perencanaan produksi 

PPIC bertanggung jawab untuk merencanakan produksi secara menyeluruh, termasuk menentukan jumlah produk yang akan diproduksi dalam periode waktu tertentu, serta merancang jadwal produksi yang efisien.

Pengendalian persediaan 

PPIC memantau persediaan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi secara terus-menerus.

PPIC akan bertanggung jawab untuk mengelola persediaan agar tetap dalam tingkat yang optimal, menghindari kelebihan maupun kekurangan persediaan.

Perencanaan kapasitas

PPIC melakukan perencanaan kapasitas produksi, yaitu menentukan kapasitas maksimum produksi yang dapat dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu.

Hal ini melibatkan analisis terhadap fasilitas produksi, mesin, dan tenaga kerja yang tersedia.

Penyusunan anggaran produksi

PPIC merancang anggaran produksi yang mencakup estimasi biaya produksi untuk setiap tahap proses produksi, termasuk biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya overhead pabrik, dan biaya lainnya.

Pemantauan dan pengendalian biaya

PPIC memantau pengeluaran produksi secara berkala dan melakukan pengendalian terhadap biaya-biaya produksi.

Departemen PPIC akan mencari cara untuk mengurangi biaya produksi tanpa mengorbankan kualitas atau efisiensi.

Perencanaan kualitas

PPIC juga terlibat dalam perencanaan kualitas produk. Mereka menetapkan standar kualitas untuk produk-produk yang diproduksi dan memastikan bahwa proses produksi dijalankan sesuai dengan standar tersebut.

Analisis kinerja produksi

PPIC melakukan analisis terhadap kinerja produksi perusahaan, termasuk produktivitas, efisiensi, dan efektivitas produksi.

Analisis ini dilakukan PPIC untuk mengidentifikasi area-area yang perlu perbaikan serta memperbaiki proses produksi agar lebih efisien.

Koordinasi antar departemen

PPIC berperan sebagai penghubung antara berbagai departemen, seperti produksi, pemasaran, dan keuangan, untuk memastikan bahwa perencanaan produksi sesuai dengan kebutuhan perusahaan secara keseluruhan.

Jobdesk PPIC

Ini dia berbagai jobdesk PPIC atau pekerjaan PPIC yang akan kamu jalani di level staff:

1. Mempersiapkan barang jadi

Tugas staff PPIC yang pertama adalah mempersiapkan barang jadi sesuai dengan spesifikasi dari tim marketing.

Namun, kamu tidak hanya bertanggung jawab atas proses produksi. Sebab, kamu juga perlu mengemas dan melabeli produk sesuai standar yang berlaku agar siap dikirimkan kepada pelanggan.

2. Meninjau perkiraan dari tim pemasaran

Pekerjaan PPIC berikutnya adalah meninjau perkiraan dari tim pemasaran. Kamu perlu menimbang apakah permintaan produk dari tim marketing cukup realistis sesuai dengan kondisi saat ini.

Selain itu, proses peninjauan ini juga mencakup analisis mendalam terhadap permintaan mereka agar bisa memenuhi kebutuhan konsumen.

Jika masih ada informasi yang kurang jelas, perlu diingat bahwa salah satu tugas PPIC untuk berkomunikasi dengan tim pemasaran.

Jadi jika diperlukan, kamu harus meminta penjelasan tambahan tentang tren pasar.

Lalu, kamu juga harus menyampaikan risiko yang bisa memengaruhi volume produksi kepada tim tersebut.

3. Menghitung dan memastikan kebutuhan produksi

Seperti pada penjelasan sebelumnya, jobdesk PPIC juga mencakup perhitungan soal kebutuhan bahan baku, pekerja, dan sumber daya lainnya untuk memenuhi target produksi.

Kemudian, kamu perlu berkomunikasi dengan departemen pembelian atau pengadaan barang (procurement) untuk memesan bahan baku dan komponen sesuai dengan kebutuhan produksi yang telah ditentukan.

Setelah itu pun, kamu juga masih harus memastikan bahwa sumber daya yang ada masih mencukupi hingga akhir masa produksi.

4. Menjamin kualitas produk

Tugas staff PPIC yang berikutnya adalah memantau proses produksi dari awal sampai akhir untuk memastikan bahwa kualitas barang jadi sudah memenuhi standar.

Dari awal sampai akhir berarti kamu harus memonitor proses penerimaan bahan baku, manufacturing, pengemasan, dan proses pengiriman produk ke berbagai lokasi.

Selain itu, kamu juga harus mengidentifikasi risiko yang bisa berpengaruh pada kualitas produk selama monitoring. Contohnya, benturan, suhu udara, dan bahkan kemungkinan paket hilang saat pengiriman.

5. Mengatur jadwal produksi

Sebagai staff PPIC kamu bertugas membuat jadwal produksi yang efisien, caranya dengan membuat urutan berdasarkan prioritas pesanan, kapasitas produksi yang tersedia, dan ketersediaan bahan baku.

Kemudian, kamu akan berkoordinasi dengan departemen produksi untuk menetapkan jadwal kerja para pegawai dan jam penggunaan fasilitas produksi agar tidak boros energi.

Terakhir, untuk memastikan bahwa jadwal produksi berjalan sesuai rencana, kamu juga harus mengawasi kinerja semua orang yang terlibat.

Dengan demikian, kamu bisa mengetahui apakah ada jadwal yang harus diganti atau dihilangkan.

Gaji PPIC

Gaji PPIC sangat bergantung pada jabatan, tingkat pengalaman profesionalmu, dan lokasi tempat kerjamu.

Sebagai gambaran, rata-rata gaji staff PPIC berkisar antara Rp5-8 juta per bulan untuk wilayah Jabodetabek.

Tetapi, di luar wilayah tersebut, kisarannya sebesar Rp3,5-5 juta per bulan. Nominal tersebut berlaku untuk orang dengan 0-1 tahun pengalaman kerja.

Seiring dengan waktu dan bertambahnya jam terbang, kamu bisa naik jabatan menjadi manajer atau supervisor PPIC. Tentunya, gaji PPIC untuk jenjang ini juga lebih tinggi, yaitu rata-rata sebesar Rp10-15 juta.

Syarat menjadi PPIC dan keahliannya 

Photo by Hunters Race on Unsplash 

Apa saja syarat menjadi PPIC? Pastikan kamu memiliki semua kemampuan di bawah ini untuk memulai kariermu dalam struktur organisasi, ya!

Inventory management

Seorang Staff PPIC harus bisa memantau level persediaan bahan baku secara efisien dan menyeluruh. Hal ini berlaku untuk barang mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi.

Mengapa skill merencanakan dan mengelola inventaris termasuk dalam salah satu syarat menjadi PPIC?

Singkatnya, kemampuan inventory management bisa menghemat biaya penyimpanan, menghindari kehabisan stok barang, serta memastikan ketersediaan material demi kebutuhan produksi.

Dengan demikian, kegiatan produksi akan tetap berjalan, dan perusahaan bisa menekan pengeluaran karena tidak perlu terlalu sering membeli bahan baku baru.

Kemampuan analisis

Seorang staff PPIC harus memiliki kemampuan analisis yang kuat untuk dapat menginterpretasikan data produksi dan mengidentifikasi pola atau tren yang relevan.

Dengan melakukan analisis data yang mendalam, mereka dapat mengevaluasi kinerja produksi, mengidentifikasi penyebab masalah, dan membuat keputusan yang didukung oleh data untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi produksi.

Manajemen risiko

Dalam lingkungan produksi yang kompleks, bagian PPIC merupakan bagian struktur organisasi yang akan berhadapan dengan risiko operasi produksi secara langsung.

Contoh dari risiko operasi produksi adalah: keterlambatan dalam pasokan bahan baku, fluktuasi permintaan pasar, atau gangguan dalam supply chain akibat situasi eksternal.

Dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi semua risiko tersebut, kamu dapat merancang strategi yang tepat untuk mengurangi dampaknya. Atau, bahkan membuat rencana cadangan untuk berjaga-jaga dan mencegahnya.

Kemampuan negosiasi

Sebagai perwakilan dari departemen produksi, staff PPIC sering kali terlibat dalam negosiasi dengan supplier, mitra bisnis (termasuk jasa ekspedisi), atau struktur organisasi internal lainnya.

Karena itu, kamu wajib memiliki kemampuan bernegosiasi yang baik. Hal ini akan membantumu mencapai kesepakatan yang menguntungkan semua pihak terlibat dari segi harga, kualitas, dan jadwal pengiriman.

Dengan demikian, bisnis bisa menjaga hubungan baik dan reputasinya. Tapi, apa saja yang mencakup kemampuan bernegosiasi dengan baik?

Kamu harus bisa berkomunikasi secara efektif melalui lisan maupun tulisan, berempati dengan kebutuhan pihak lain, serta menggunakan skill problem solving untuk menghasilkan win-win solution.

Kemampuan menyelesaikan masalah

Seperti pada poin sebelumnya, kemampuan menyelesaikan masalah atau problem solving memang bisa membantumu mencapai solusi yang bermanfaat bagi perusahaan, supplier, sekaligus partner.

Di sisi lain, kemampuan ini juga akan sangat membantumu dalam proses operasional keseharian, lho. Mengapa?

Singkatnya, masalah disrupsi bisa muncul kapan saja dan bahkan berpotensi mengganggu proses produksi.

Nah, sebagai seorang staff PPIC, kamu wajib bisa mengidentifikasi masalah dengan cepat dan mencari solusi yang efektif.

Caranya, dengan melakukan analisis mendalam terhadap akar permasalahan, membuat problem statement, dan menerapkan solusi berbasis riset/data.

Keterampilan komunikasi

Komunikasi yang efektif adalah kunci dalam menjaga koordinasi dan kolaborasi yang baik antara berbagai departemen dan tim dalam perusahaan.

Dengan kata lain, seorang staff PPIC harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tertulis, dengan berbagai pihak termasuk tim produksi, manajemen senior, pemasok, dan klien.

Alasannya, selain berguna untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dan kelancaran operasional produksi, kemampuan komunikasi juga bisa membantu pemecahan masalah.

Terutama, ketika kamu tidak bisa mengatasi masalah gangguan produksi sendirian.

Perhatian terhadap detail

Dalam lingkungan produksi yang kompleks, kamu harus bisa memperhatikan setiap detail dengan teliti.

Kemampuan memperhatikan setiap detail dengan teliti akan membantumu memastikan bahwa semua aspek produksi sudah berjalan dengan tepat sesuai standar.

Jadi, kamu harus melihat dan menyadari semua hal kecil di sekitar karena itu bisa memengaruhi kelancaran produksi dalam jangka panjang.

Selain itu, perhatian terhadap detail juga bisa memastikan bahwa semua produk yang dikirimkan sudah berkualitas baik.

Pada akhirnya, hal ini akan menjamin kepuasan pelanggan dan mereka akan lebih setia terhadap sebuah bisnis.

Lalu, kesempatan memperoleh lebih banyak pun juga semakin bertambah, dan kamu akan semakin dipercaya di struktur organisasi.

Leadership skill 

Photo by Jason Goodman on Unsplash 

Meski masih berstatus sebagai staff, seseorang yang bekerja di bidang PPIC tetap memerlukan leadership skill atau kemampuan untuk menjadi pemimpin yang baik. Apa alasannya?

Sebagai staff PPIC, kamu akan banyak bekerja dengan berbagai anggota yang memiliki peran dan tanggung jawab berbeda dalam satu tim.

Contohnya, ada marketer, staf produksi, staf pengadaan barang, dan masih banyak lagi.

Nah, kemampuan leadership yang andal akan membantumu membimbing dan mengkoordinasikan tugas semua orang. Jadi, mereka bisa memenuhi satu tujuan yang sama.

Selain itu, kamu juga akan sering berhadapan dengan situasi yang memerlukan pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat dalam lingkungan yang dinamis.

Apalagi, mengingat situasi darurat dalam produksi maupun pengiriman bisa terjadi kapan saja.

Dengan leadership skill, kamu bisa mengevaluasi berbagai opsi dengan lebih objektif untuk mengambil keputusan yang efektif dan memotivasi semua orang untuk implementasinya.

Pada akhirnya, hal ini akan meningkatkan personal branding-mu sebagai perwakilan departemen PPIC.

Kesimpulan dari apa itu PPIC

PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control. Divisi ini berperan besar bagi kesuksesan perusahaan karena tugasnya adalah sebagai berikut:

• Memperkirakan stok bahan baku
• Mengawasi produksi
• Mengatur jadwal
• Berkoordinasi dengan tim marketing

Selain itu, jobdesk PPIC juga menyangkut identifikasi risiko dan pembuatan rencana mitigasi. Terutama, di tengah banyaknya gangguan supply chain sekarang.

Pada akhirnya, PPIC bisa membantu struktur organisasi menekan pengeluaran untuk produksi, sehingga potensi keuntungan juga lebih besar.

Jadi, posisi sebagai staff PPIC sangat cocok kalau kamu suka menganalisis masalah, bekerja sama dalam tim, dan membuat rencana mendetail.

Kalau kamu ingin mulai berkarier sebagai staff PPIC, Jobstreet menyediakan lowongan dari ribuan perusahaan di seluruh Indonesia dalam satu genggaman.

Caranya, kamu hanya perlu download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store dan App Store. Lalu, jangan lupa update profilmu dengan pengalaman kerja terbaru agar menarik di mata HRD! 

Terakhir, agar kamu bisa sukses bekerja di bidang PPIC, jangan lupa rajin-rajin mengasah kemampuan dan pengetahuanmu. 

Untuk mewujudkannya, kamu bisa membaca aneka artikel di Tips Karier. Semoga perjalananmu sukses terus! 

Pertanyaan seputar staff PPIC 

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul berkaitan dengan staff PPIC dan apa itu PPIC.

1. Berapa gaji staff PPIC?

⁠Gaji bulanan staff PPIC entry level berkisar antara Rp5-8 juta kalau kamu bekerja di wilayah Jabodetabek. Di luar itu, kisaran gajinya sebesar Rp3,5-5 juta per bulan.

2. Apa itu PPIC gudang?

⁠PPIC gudang adalah proses pengelolaan inventaris dan pasokan barang di gudang untuk meminimalkan jumlah stok mati.

⁠Dengan demikian, struktur organisasi bisa mengurangi volume sampah sekaligus menekan pengeluaran untuk membeli pengganti bahan yang rusak atau kedaluwarsa.

3. Apa itu PPIC manager?

⁠Sedikit berbeda dengan staff PPIC, manager PPIC adalah orang yang bertugas membuat dan mengawasi rencana produksi, mengalokasikan tugas kepada staff dalam timnya, serta memberikan bimbingan kepada mereka.

⁠PPIC manager akan melapor secara langsung kepada dewan eksekutif atau bahkan CEO perusahaan untuk menyampaikan progres pencapaian target.

4. Apa itu PPIC dalam perusahaan?

⁠Dalam konteks bisnis, PPIC mencakup semua proses perencanaan produksi, mulai dari pembelian bahan baku sampai distribusi.

⁠Jadi, PPIC melibatkan pengawasan stok barang, alokasi tenaga kerja untuk proses produksi, pembelian bahan baku, dan pengemasan.

5. PPIC harus menguasai apa saja?

⁠Seseorang yang ingin bekerja di bidang PPIC harus menguasai seluk-beluk cara kerja supply chain dan proses produksi.

⁠Selain itu, seseorang yang bekerja di bidang PPIC juga wajib memiliki kemampuan analisis, pemecahan masalah, negosiasi, leadership, dan komunikasi untuk sukses di pekerjaan.

6. Apa manfaat dari PPIC?

⁠PPIC akan meningkatkan efisiensi pengelolaan dana struktur organisasi dengan menekan pengeluaran dari produksi barang dan alokasi staff secara berlebih.

⁠Selain itu, strategi ini juga meningkatkan ketahanan bisnis saat menghadapi situasi darurat dalam produksi maupun pengiriman. Hasilnya, bisnis akan lebih berpeluang mendapatkan keuntungan besar, bahkan dalam keadaan sulit.