Efisiensi Adalah: Jenis, Fungsi, Hingga Tolok Ukurnya

Siapa sih yang belum pernah menjumpai kata efisiensi? Efisiensi adalah kata yang sering kali muncul di berita, artikel, hingga jurnal akademis.

Meskipun terdengar familier, mungkin masih banyak dari kita yang belum tahu definisinya. Maka dari itu, mari kita pelajari pengertian efisiensi, perbedaannya dengan efektivitas, fungsi dan jenisnya, hingga tolok ukurnya. Terus baca sampai selesai, ya! 

• Apa Itu Efisiensi?
• Perbedaan Efektivitas dan Efisiensi
• Beberapa Konsep Efisiensi
• Jenis Efisiensi
• Fungsi Efisiensi
• Tolak Ukur Efisiensi
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Efisiensi
  ⁠

Apa Itu Efisiensi?

Pengertian efisiensi bisa berbeda-beda tergantung sumber informasi dan konteks penggunaan. Nah, berikut ini beberapa definisi efficiency menurut berbagai sumber.

Wikipedia

Menurut Wikipedia, efisiensi adalah kemampuan yang biasanya diukur supaya terhindar dari kesalahan atau menghambur-hamburkan tenaga, waktu, bahan, upaya, atau uang ketika menjalankan tugas. 

Istilah tersebut juga memiliki definisi yang lebih umum, yaitu kemampuan untuk melakukan suatu hal dengan baik atau berhasil dengan tidak boros. 

Dalam konteks yang lebih ilmiah atau matematis, efficiency menunjukkan tingkat kinerja dengan jumlah input seminimal mungkin dan jumlah output semaksimal mungkin. 

Kamus Besar Bahasa Indonesia 

Dalam KBBI, terdapat dua definisi dari kata efisiensi. Pertama, ketepatan cara dalam menjalankan suatu hal tanpa membuang waktu, uang, atau tenaga. 

Dalam hal ini, kata tersebut berpadanan dengan kata kedayagunaan, ketepatgunaan, dan kesangkilan. 

Kedua, kata efisiensi juga berarti kemampuan menjalankan tugas dengan tepat dan baik tanpa membuang waktu, dana, atau tenaga. 

Cambridge Dictionary 

Menurut Cambridge Dictionary, pengertian efficiency adalah usaha untuk mencapai sebanyak mungkin pekerjaan yang bermanfaat dengan menggunakan energi, bahan bakar, dan usaha seminimal mungkin. 

Dalam definisi lain, efficiency juga berarti kualitas bekerja dengan baik secara terorganisasi, dengan tidak membuang tenaga atau waktu. 

Selain itu, efficiency juga memiliki arti sesuatu yang dilakukan untuk menghindari pemborosan dana, tenaga, atau waktu. 

Jadi, apa itu efisiensi? Berdasarkan perbandingan antara definisi-definisi di atas, bisa kita simpulkan bahwa pengertian efisiensi adalah kemampuan melakukan pekerjaan dengan cara yang tepat, tanpa membuang-buang sumber daya yang ada. 

Sumber daya ini bisa berupa waktu, tenaga kerja, biaya, atau yang lainnya. Misalnya, efisiensi waktu adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan menggunakan waktu sebaik-baiknya tanpa menunda dan menghambur-hamburkannya.
⁠

Perbedaan Efektivitas dan Efisiensi

Efektivitas dan efisiensi adalah dua istilah yang kerap berdampingan dalam penyebutannya. Tak jarang, kedua istilah ini juga digunakan secara bergantian sehingga penggunaannya bisa saja tertukar. 

Namun, sebenarnya, kedua istilah tersebut memiliki perbedaan yang cukup mendasar. Nah, agar tidak keliru dalam menggunakannya, mari kita tinjau beberapa perbedaan antara efektivitas dan efficiency berikut ini. 

Kata dasar 

Agar bisa membedakan efficiency dan efektivitas, kita terlebih dahulu harus memahami apa kata dasarnya. 

Dalam hal ini, efisiensi berasal dari kata dasar efisien, sedangkan efektivitas berasal dari kata efektif. 

Jika mengacu pada KBBI, efektif berarti ada efeknya, manjur atau mujarab, dapat membawa hasil atau berhasil guna. 

Sementara itu, efisien berarti tepat untuk mengerjakan sesuatu atau mampu mengerjakan tugas dengan cermat dan tepat. 

Definisi efisiensi 

Berdasarkan definisinya, efektivitas dan efisiensi memiliki perbedaan yang cukup jelas. Jadi, mari kita telaah kembali pengertian dari kedua istilah tersebut. 

Sebagaimana penjelasan sebelumnya, efisiensi adalah kemampuan mengerjakan sesuatu dengan tepat atau ketepatan cara dalam mengerjakan sesuatu, tanpa membuang-buang sumber daya, seperti waktu, biaya, atau tenaga.  

Sementara itu, efektivitas menurut Wikipedia adalah kemampuan menghasilkan output atau hasil sesuai keinginan. 

Lalu, menurut KBBI, efektivitas atau keefektifan berarti keadaan berpengaruh, kemanjuran, atau keberhasilan. 

Tujuan 

Perbedaan efektivitas dan efficiency juga bisa kita lihat dari tujuannya. Adapun tujuan efektivitas adalah untuk mencapai hasil sesuai rencana, sedangkan tujuan efficiency adalah menggunakan sumber daya dengan tepat guna tanpa pemborosan. 

Fokus 

Selain tujuan, efektivitas dan efisiensi juga memiliki fokus yang berbeda. Dalam hal ini, efektivitas lebih berfokus pada hasil terlepas dari proses tercapainya efisiensi tersebut atau tidak. 

Selama hasilnya tercapai sesuai rencana, kita dapat mengatakan itu sebagai efektif. Di sisi lain, prinsip efisiensi adalah berfokus pada proses. 

Artinya, kita dapat mengatakan sesuatu usaha itu efisien selama prosesnya tepat dalam menggunakan sumber daya tanpa mubazir. 

Berdasarkan perbedaan-perbedaan di atas, kita bisa menyimpulkan bahwa sesuatu yang efektif belum tentu menghasilkan efisiensi optimal, begitu pun sebaliknya. 

Kendati demikian, keduanya sama-sama penting agar proses dan hasil bisa lebih optimal.
⁠

Beberapa Konsep Efisiensi

Dalam penggunaannya, terdapat berbagai bidang yang memakai konsep efficiency. Nah, berikut adalah beberapa konsep efficiency dalam bidang ekonomi, ekonomi keuangan, dan bisnis. 

1. Efisiensi ekonomi 

Menurut Investopedia, economic efficiency adalah mengalokasikan atau mendistribusikan seluruh barang dan faktor produksi untuk penggunaan terbaiknya dengan meminimalkan atau menghilangkan pemborosan. 

Secara ekonomi, kita dapat menganggap suatu sistem efisien apabila sistem tersebut menggunakan faktor-faktor produksi sesuai kapasitasnya atau mendekati. 

Sebaliknya, kita juga bisa menganggap sistem tersebut tidak efisien secara ekonomi apabila tidak menggunakan faktor-faktor yang tersedia sesuai kapasitasnya. 

Beberapa hal yang dapat menyebabkan ketidakefisienan ekonomi, misalnya kerugian bobot mati(deadweight loss) serta adanya sumber daya yang terbuang. 

Dalam fase efisiensi ekonomi, terdapat beberapa istilah, seperti:

• Allocative efficiency, yaitu mendistribusikan sumber daya ekonomi dengan cara menghasilkan kepuasan konsumen paling tinggi relatif terhadap biaya input.
• Productive efficiency, yaitu kondisi ketika perusahaan mencari kombinasi input paling sesuai untuk meminimalkan biaya produksi.
• Pareto efficiency, yaitu kondisi ketika mustahil untuk memperbaiki keadaan seseorang tanpa merugikan keadaan orang lain. 

2. Efisiensi pasar 

Efisiensi pasar atau market efficiency adalah konsep yang menilai sejauh mana harga pasar menggambarkan semua informasi yang ada dan relevan. 

Dalam hal ini, sebuah pasar efisien apabila segala informasinya telah masuk ke dalam harga. Alhasil, tidak ada kesempatan untuk melampaui pasar karena memang tidak ada sekuritas dengan harga terlalu tinggi atau rendah. 

Dalam sejarahnya, istilah market efficiency berasal dari makalah pada tahun 1970, sedangkan penulisnya adalah seorang ahli ekonom bernama Eugene Fama. 

Menurut Fama, istilah tersebut sedikit menyesatkan karena tidak ada orang yang mempunyai definisi yang jelas tentang cara mendefinisikan market efficiency dengan sempurna atau mengukurnya dengan tepat. 

Kendati demikian, Fama mengenal istilah efficient market hypothesis (EMH), sedangkan market efficiency merujuk pada istilah tersebut. 

Menurut teori EMH, investor tidak dapat mengungguli pasar. Selain itu, anomali pasar juga seharusnya tidak ada karena akan diarbitrase dengan segera. 

Dalam konteks ini, terdapat tiga tingkatan dalam market efficiency, yaitu bentuk lemah, bentuk semi kuat, dan bentuk kuat. Berikut penjelasannya:

- Bentuk lemah 

Bentuk lemah berarti pergerakan harga masa lalu tidak berguna untuk memprediksi masa depan. Pasalnya, harga saat ini sudah mencerminkan semua informasi dari harga masa lalu. 

- Bentuk semi kuat 

Dalam market efficiency bentuk semi kuat, saham dengan cepat menyesuaikan diri untuk menyerap informasi publik yang baru. 

Oleh karena itu, investor tidak akan memperoleh manfaat di atas pasar dengan cara menjual informasi tersebut. 

- Bentuk kuat 

Bentuk kuat berarti harga pasar mencerminkan keseluruhan informasi, baik yang bersifat publik maupun privat, serta membangun dan mengombinasikan bentuk lemah dan bentuk semi kuat. 

Dengan asumsi tersebut, tidak akan ada investor yang dapat memperoleh untung di atas rata-rata, bahkan meskipun dia tahu informasi rahasia dari orang dalam. 

3. Efisiensi operasional 

Operational efficiency dalam konteks bisnis adalah rasio perolehan output bisnis terhadap input untuk menjalankan operasinya. 

Ketika operational efficiency meningkat, rasio output terhadap input pun ikut meningkat. Langkah pertama untuk mencapai efisiensi jenis ini adalah dengan cara mengukurnya. 

Dalam pengukuran ini, perusahaan perlu mendefinisikan, mengukur, dan melacak beberapa indikator kinerja, baik dari sisi input ataupun output. 

Definisi indikator kinerja ini bisa berbeda-beda antara industri satu dengan yang lain. Namun, secara umum, hal tersebut mencakup kategori berikut:

• Input: pengeluaran operasional/operational expenditure (OPEX), belanja modal/capital expenditure (CAPEX), dan tenaga atau karyawan.
• Output: pendapatan, jumlah pelanggan, mutu produk/layanan, pertumbuhan, dan kepuasan pelanggan. 

Dalam upaya mencapai efisiensi operasional yang baik, perusahaan mempunyai beberapa alternatif, seperti:

• Sama untuk kurang (same for less), yakni output sama untuk input kurang. Misalnya, perusahaan mengurangi jumlah karyawan sambil tetap memproduksi barang dengan jumlah yang sama dengan cara sentralisasi, otomatisasi, atau optimalisasi proses kerja.
• Lebih untuk sama (more for same), yakni lebih banyak output untuk input yang sama. Misalnya, perusahaan dapat mengurangi output produk yang cacat (sehingga biaya purnajual dapat berkurang) tanpa mengeluarkan sumber daya yang lebih banyak.
• Lebih banyak untuk lebih (much more for more), yakni lebih banyak output untuk lebih banyak input. Misalnya, perusahaan berinvestasi dengan membuka pabrik baru untuk memproduksi barang dengan kualitas yang lebih baik daripada pabrik lama. 
  ⁠

Jenis Efisiensi

Berikut beberapa contoh dan jenis efisiensi dalam penggunaannya di berbagai konteks:

1. Efisiensi menurut kriteria/standar (tolok ukurnya) 

Efisiensi dapat dibedakan berdasarkan standar evaluasi, yang merupakan perbandingan antara hasil minimum yang diinginkan dengan perbandingan hasil riil yang dicapai. 

Artinya, efisiensi optimal dapat terwujud ketika hasil riil melebihi angka minimum yang telah ditetapkan. Berikut adalah contohnya: 

• Sebuah industri kue rumahan menetapkan target produksi 100 donat per hari. Sebelumnya, bisnis tersebut membuat donat secara manual dan berhasil mencapai standar produksi harian sebanyak 100 donat.
  ⁠Namun, bisnis tersebut telah meningkatkan proses produksinya melalui penggunaan mesin donat otomatis. Dengan mesin tersebut, mereka mampu menaikkan kapasitas produksi menjadi 300 donat per hari. 

Pada contoh tersebut, kriteria atau standar hasil minimum yang ditetapkan adalah jumlah produksi harian sebanyak 100 donat. 

Dalam hal ini, penggunaan mesin donat otomatis lebih memberikan efisiensi ekonomi daripada metode manual karena mencapai jumlah produksi yang paling maksimal. 

2. Efisiensi pada titik impas (break even point) 

Dalam dunia bisnis, terdapat istilah yang disebut dengan titik impas atau break even point. Adapun pengertiannya, yaitu titik yang menunjukkan total biaya dan total pendapatan dalam keadaan sama besar. 

Singkatnya, bisnis tidak untung dan tidak rugi. Titik impas ini juga dapat menjadi tanda sebuah bisnis efisien atau tidak. Apabila pendapatannya melebihi titik impas, itu berarti bisnis tersebut efisien. 

3. Efisiensi yang optimal 

Efisiensi yang optimal adalah perbandingan terbaik antara input dengan output sesuai ekspektasi. Perhatikan contoh jenis efisiensi berikut ini:

- Contoh efisiensi optimal dari segi hasil:

Sebuah rumah sakit menerapkan sistem antrean digital untuk mengoptimalkan kepuasan pasien dan hasil operasional. 

Melalui sistem ini, pasien dapat mendaftar dan memantau antrean mereka dengan mudah melalui aplikasi smartphone. 

Hasilnya sesuai ekspektasi, kepuasan pasien meningkat karena mereka tidak lagi perlu menunggu berlama-lama di rumah sakit. 

Tak hanya itu, staf administrasi rumah sakit juga merasakan keringanan karena berkurangnya beban kerja. 

Untuk meraih hasil atau output tersebut, harus ada input berupa biaya implementasi sistem antrean digital dan sumber daya manusia untuk mengelola dan memelihara sistem tersebut. 

- Contoh efisiensi optimal dari segi penghematan:

Sebuah restoran menyediakan layanan pesan antar bagi para pelanggannya. Restoran tersebut menggunakan aplikasi Google Maps untuk mendapatkan rute tercepat menuju alamat atau titik lokasi pelanggan. 

Di sini, pelanggan hanya perlu membagikan lokasi mereka melalui aplikasi perpesanan. 

Penerapan layanan ini membutuhkan input berupa biaya internet untuk akses Google Maps dan platform perpesanan, serta keberadaan kurir internal restoran. 

Selain itu, pihak restoran dan pelanggan harus sama-sama mempunyai smartphone. 

Meskipun input tersebut bisa jadi tantangan, terdapat output bermanfaat berupa penghematan. 

Bagi pihak restoran, rute tercepat bisa menghemat waktu dan bahan bakar. Selain itu, pembeli juga lebih hemat tenaga karena tidak perlu keluar rumah dengan adanya sistem pesan antar ini.
⁠

Fungsi Efisiensi

Sebenarnya, fungsi atau manfaat dari efficiency sudah tersirat di dalam penjelasan-penjelasan sebelumnya. 

Namun, agar lebih jelas, mari kita rumuskan kembali apa saja manfaat efisiensi itu. Ini dia daftarnya:

1. Menghemat penggunaan sumber daya 

Dengan menjalankan tugas secara efisien, kita dapat menghemat sumber daya yang tersedia tanpa mengorbankan kualitas hasil akhir. Meskipun penggunaan sumber dayanya sedikit, hasil yang maksimal tetap dapat kita capai.  

Sebagai contoh, instansi pemerintah dapat menghemat waktu dengan mengurangi birokrasi yang berbelit-belit. 

Perusahaan dapat menghemat tenaga kerja dengan menerapkan otomatisasi. Di rumah, kita bisa menghemat listrik dengan menggunakan lampu hemat energi. 

2. Memanfaatkan sumber daya dengan sebaik-baiknya 

Bukan hanya menghemat, kita juga menggunakan sumber daya yang tersedia dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada yang terbuang sia-sia. 

Dengan cara ini, kita juga bisa terhindar dari pemborosan. Sebagai contoh, sebuah kantor memaksimalkan penggunaan kertas dengan cara mencetak dokumen secara bolak-balik. 

Sebuah pabrik menggunakan sistem shift pagi, siang, dan malam untuk memaksimalkan waktu dan penggunaan sumber daya manusia. 

Dalam contoh lain, petani dapat memaksimalkan penggunaan lahan miliknya dengan menanam padi dan membudidayakan ikan secara sekaligus, atau disebut dengan sistem mina padi. 

3. Mencapai hasil sesuai rencana 

Manfaat efficiency bukan hanya untuk menggunakan sumber daya secara tepat guna, tetapi juga untuk mencapai output atau hasil sesuai harapan. 

Sebagai contoh, sebuah produsen pakaian menargetkan 500 penjualan per bulan.  

Untuk mewujudkannya, dia tidak hanya menjual pakaian tersebut sendiri, tetapi juga menitipkannya ke distributor. 

Benar saja, akhirnya dia sukses mencapai target penjualannya. Cara ini efisien karena produsen dapat menghemat tenaga dan waktu. 

4. Meningkatkan kinerja agar hasil optimal 

Fungsi efficiency selanjutnya adalah menaikkan performa unit kerja tertentu untuk mencapai hasil yang maksimal. 

Sebagai contoh, perusahaan menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan divisi customer service untuk meningkatkan kualitas layanan. Dengan begitu, pada gilirannya, kepuasan konsumen juga meningkat. 

5. Meningkatkan produktivitas 

Efficiency juga dapat berguna untuk menaikkan produktivitas. Jika produktivitas meningkat, perusahaan dapat mencapai hasil dan manfaat yang lebih maksimal. 

Sebagai contoh, perusahaan menerapkan reward kepada karyawan yang mencapai target tertentu. Dengan cara ini, karyawan pun lebih bersemangat dalam bekerja, yang berimbas pada meningkatnya produktivitas.

Sebaliknya, perusahaan dapat memberlakukan punishment bagi karyawan yang suka membolos dan terlambat. 

Cara ini dapat memicu karyawan untuk lebih disiplin sehingga produktivitas karyawan juga dapat meningkat.
⁠

Tolak Ukur Efisiensi

Siapa pun dapat menerapkan efisiensi atau kedayagunaan. Namun, penting untuk memiliki tolak ukur yang jelas agar dapat mengetahui sejauh mana ketercapaian kedayagunaan tersebut. 

Berikut beberapa tolok ukur yang dapat digunakan untuk menilai apakah upaya efisiensi yang kamu lakukan sukses atau tidak. 

1. Prosedur kerja yang mudah diterapkan 

Kita dapat mengatakan sesuatu efisien apabila prosedur kerjanya sederhana dan mudah dalam penerapannya. Dengan begitu, anggota tim terkait dapat menjalankan prosedur tersebut dengan lancar tanpa merasa kebingungan.  

Sebaliknya, prosedur kerja yang rumit dan berbelit-belit menandakan ketidakefisienan. Proses semacam itu kemungkinan hanya akan menghabiskan waktu dan tenaga lebih banyak untuk hal-hal yang sebenarnya tidak perlu. 

2. Hemat biaya 

Efficiency melibatkan penghematan atau penggunaan secara maksimal berbagai sumber daya yang tersedia, termasuk biaya. 

Artinya, sesuatu yang efisien seharusnya menggunakan biaya sesedikit mungkin untuk mencapai hasil sesuai rencana. 

Sebaliknya, dalam suatu tugas atau proses, boros biaya untuk kebutuhan yang tidak jelas dan sia-sia menunjukkan kurangnya efisiensi. 

3. Penyelarasan kewenangan dan tanggung jawab 

Tolok ukur efisiensi selanjutnya adalah penyelarasan tanggung jawab dan wewenang. Di sini, perusahaan perlu menyelaraskan tanggung jawab dan wewenang setiap individu dan tim sehingga mereka dapat bersinergi dengan baik.  

Dengan adanya keselarasan tanggung jawab dan wewenang, alur proses kerja di dalam unit kerja perusahaan dapat berjalan lebih efisien dan terorganisasi tanpa adanya kekacauan—baik antarindividu maupun antartim. 

4. Pembagian tugas yang nyata 

Kantor perusahaan atau organisasi yang menginginkan tercapainya efisiensi waktu biasanya memiliki pembagian tugas yang jelas. 

Dengan adanya pembagian tugas ini, setiap anggota tim dapat lebih fokus pada tugas-tugas yang sesuai dengan ranahnya. 

Dengan begitu, mereka menggunakan tenaga dan waktu dengan lebih efisien, tanpa harus terlibat dalam hal-hal yang tidak relevan dengan tanggung jawabnya. 

5. Efektif dan efisien 

Efisiensi memang sesuatu yang sangat penting, khususnya dalam bisnis. Namun, efektivitas juga sama pentingnya. Jadi, efektif dan efisien harus diterapkan bersama-sama. Dengan begitu, operasi di perusahaan bisa berjalan dengan tepat guna serta mendapatkan hasil yang maksimal. 

6. Pelaksanaan tugas yang dapat dipertanggungjawabkan

Satu lagi tolak ukur efisiensi yang tak kalah penting adalah pelaksanaan tugas yang dapat dipertanggungjawabkan. Dalam menjalankan tugas, seseorang harus melakukannya dengan bertanggung jawab sesuai prosedur, waktu, dan standarnya.  

Dengan begitu, penggunaan sumber daya dalam pelaksanaan tugas tersebut berjalan dengan efisien. Misalnya, seseorang yang menyelesaikan tugas tepat waktu, berarti dia tidak membuang-buang waktu.
⁠

Kesimpulan

Kamu bisa menerapkan ilmu-ilmu seputar efisiensi di perusahaan impian. Carilah perusahaan impian kamu di Jobstreet by SEEK. Cukup lampirkan portofolio saat kamu mengirim resume di Jobstreet. 

Dengan begitu, tim HR perusahaan punya pertimbangan lebih kuat untuk merekrutmu. Yuk, temukan pekerjaan impianmu di bidang yang kamu inginkan melalui website Jobstreet!

Kini, Jobstreet by SEEK juga tersedia dalam bentuk aplikasi mobile di Apple App Store dan Google Play Store. Download sekarang juga, ya!
⁠

Pertanyaan Seputar Efisiensi

1. Apa yang dimaksud dengan efisiensi?
   ⁠Efisiensi adalah kemampuan melakukan suatu pekerjaan dengan cara yang tepat, tanpa membuang-buang sumber daya seperti biaya, tenaga, dan waktu.
   ⁠
2. Apa itu efisien dan efektif?
   ⁠Efisien adalah kemampuan melakukan suatu jenis pekerjaan dengan cepat dan tepat. Kata efisien bersinonim dengan kata berdaya guna, bertepat guna, dan sangkil.
   ⁠Sementara itu, efektif berarti dapat membawa hasil. Kata efektif bersinonim dengan kata berhasil guna dan mangkus.
   ⁠
3. Apa yang dimaksud efisiensi kerja?
   ⁠Efisiensi kerja adalah kemampuan untuk memperoleh output sebesar-besarnya dengan menggunakan input sekecil-kecilnya. Atau, bisa juga diartikan sebagai perbandingan terbaik antara input dan output.
   ⁠
4. Efisiensi diukur dengan apa?
   ⁠Efisiensi dapat diukur dengan membagi total output dengan total input.
   ⁠
5. Apa tujuan dari efisiensi?
   ⁠Tujuan utama efisiensi adalah mendapatkan hasil optimal dengan menggunakan sumber daya setepat mungkin.